메인 스타트 업 라이프 모든 전문가가 따라야 할 15 가지 이메일 에티켓 규칙

모든 전문가가 따라야 할 15 가지 이메일 에티켓 규칙

내일의 별자리

평균 미국 직원은 1/4 주중의 수백 개의 이메일 우리 모두는 매일 보내고받습니다.

하지만 우리가 답장 버튼에 붙어 있다는 사실에도 불구하고 경력 코치 인 Barbara Pachter는 많은 전문가들이 말합니다. 아직도 이메일을 적절하게 사용하는 방법을 모릅니다.

실제로 매일 읽고 쓰는 메시지의 양이 많기 때문에 당황스러운 실수를 저지르는 경향이 더 많을 수 있으며 이러한 실수는 심각한 직업적 결과를 초래할 수 있습니다.

Pachter는 자신의 책에서 현대 이메일 에티켓의 기본 사항을 설명합니다. 비즈니스 에티켓의 핵심 . 우리는 여러분이 알아야 할 가장 중요한 규칙을 뽑았습니다.

Vivian Giang과 Rachel Sugar가이 기사의 이전 버전에 기여했습니다.

1. 명확하고 직접적인 제목을 포함합니다.

좋은 제목의 예로는 '회의 날짜 변경', '프레젠테이션에 대한 간단한 질문'또는 '제안 제안'이 있습니다.

'사람들은 종종 제목 줄에 따라 이메일을 열지 여부를 결정합니다.'라고 Pachter는 말합니다. '독자들이 자신의 우려 나 비즈니스 문제를 해결하고 있음을 알 수 있도록 하나를 선택하십시오.'

2. 업무용 이메일 주소를 사용하십시오.

회사에서 일하는 경우 회사 이메일 주소를 사용해야합니다. 그러나 개인 이메일 계정을 사용하는 경우 (자영업자이든 업무 관련 서신을 위해 가끔 사용하든간에) 해당 주소를 선택할 때주의해야한다고 Pachter는 말합니다.

수신자가 이메일을 보내는 사람을 정확히 알 수 있도록 항상 이름을 전달하는 이메일 주소가 있어야합니다. 'babygirl @ ...'또는 'beerlover @ ...'와 같이 직장에서 사용하기에 적합하지 않은 이메일 주소 (학년 시절의 남은 것)를 사용하지 마십시오. 콜드 브루.

3. '전체 답장'을 누르기 전에 두 번 생각하십시오.

아무도 그들과 관련이없는 20 명의 이메일을 읽고 싶어하지 않습니다. 많은 사람들이 스마트 폰에서 새 메시지 알림을 받거나 컴퓨터 화면에서주의를 산만하게하는 팝업 메시지를 받으므로 이메일을 무시하는 것은 어려울 수 있습니다. 목록에있는 모든 사람이 이메일을 받아야한다고 생각하지 않는 한 '전체 회신'을 누르지 마십시오.

4. 서명 블록을 포함합니다.

제공 Pachter는 당신에 대한 몇 가지 정보를 독자에게 제안합니다. '일반적으로 여기에는 귀하의 성명, 직함, 회사 이름 및 전화 번호를 포함한 연락처 정보가 표시됩니다. 당신은 또한 자신을 위해 약간의 홍보를 추가 할 수 있지만, 어떤 말이나 예술 작품에 너무 과도하지 마십시오. '

나머지 이메일과 동일한 글꼴, 유형 크기 및 색상을 사용합니다.

5. 전문적인 인사말을 사용하십시오.

'Hey you guys', 'Yo', 'Hi people'과 같은 느긋하고 구어체 표현을 사용하지 마세요.

'우리 글의 편안한 성격은 이메일의 인사말에 영향을주지 않아야합니다.'라고 그녀는 말합니다. '이는 매우 비공식적 인 인사이며 일반적으로 직장에서 사용해서는 안됩니다. 그리고 Yo도 괜찮지 않습니다. Hi 또는 Hello 사용 대신. '

그녀는 또한 다른 사람의 이름을 줄이는 것에 대해 조언합니다. 그가 '마이크'라는 이름을 선호한다는 것이 확실하지 않다면 '안녕 마이클'이라고 말하세요.

6. 느낌표는 사용하지 마십시오.

느낌표를 사용하기로 선택한 경우 하나만 사용하여 흥분을 전달한다고 Pachter는 말합니다.

'사람들은 때때로 빠져 나가 문장 끝에 여러 개의 느낌표를 붙입니다. 결과는 너무 감정적이거나 미성숙 한 것처럼 보일 수 있습니다. '느낌표는 작게 작성해야합니다.'

7. 유머에주의하십시오.

유머는 올바른 어조 나 표정이 없으면 번역에서 쉽게 길을 잃을 수 있습니다. 전문적인 교류에서는 수신자를 잘 알지 못하는 한 이메일에서 유머를 남기는 것이 좋습니다. 또한, 당신이 재미 있다고 생각하는 것이 다른 사람에게는 재미 있지 않을 수도 있습니다.

Pachter는 다음과 같이 말합니다. '말할 때 웃기는 것으로 인식되는 것은 글을 쓸 때 매우 다르게 나타날 수 있습니다. 의심 스러우면 그대로 두십시오. '

8. 다른 문화권의 사람들이 다르게 말하고 쓰는 것을 아십시오.

오해는 다음과 같은 이유로 쉽게 발생할 수 있습니다. 문화의 차이 , 특히 서로의 바디 랭귀지를 볼 수 없을 때 쓰기 양식에서. 수신자의 문화적 배경이나 당신이 그들을 얼마나 잘 알고 있는지에 따라 메시지를 조정하십시오.

명심해야 할 좋은 규칙은 상황이 높은 문화 (일본, 아랍 또는 중국)가 귀하와 거래하기 전에 귀하를 알고 싶어한다는 것입니다. 따라서 이러한 국가의 비즈니스 동료가 자신의 글을 더 개인적으로 작성하는 것이 일반적 일 수 있습니다. 반면 저 맥락 문화 (독일, 미국 또는 스칸디나비아)의 사람들은 요점에 매우 빨리 도달하는 것을 선호합니다.

9. 이메일이 귀하를위한 것이 아니더라도 이메일에 회신하십시오.

당신에게 보낸 모든 이메일 메시지에 답장하기는 어렵지만 시도해야한다고 Pachter는 말합니다. 여기에는 이메일이 실수로 전송 된 경우, 특히 보낸 사람이 응답을 기대하는 경우가 포함됩니다. 회신은 필요하지 않지만 특히이 사람이 귀하와 같은 회사 또는 업계에서 일하는 경우 좋은 이메일 에티켓 역할을합니다.

다음은 답장의 예입니다. '당신이 매우 바쁘다는 것을 알고 있지만이 이메일을 저에게 보내려는 의도가 아닌 것 같습니다. 올바른 사람에게 보낼 수 있도록 알려 드리고 싶었습니다. '

10. 모든 메시지를 교정하십시오.

이메일 수신자가 실수를 알아 채지 못합니다. '그리고 수령인에 따라 당신은 그들을 만드는 것으로 판단 될 수 있습니다.'라고 Pachter는 말합니다.

맞춤법 검사기에 의존하지 마십시오. 이메일을 보내기 전에 여러 번, 가급적 큰 소리로 읽고 다시 읽으십시오.

``한 감독자는 '불편을 끼쳐 드려 죄송합니다. '그러나 그는 철자 검사에 의존했고 결국'실금에 대해 죄송합니다.

11. 마지막으로 이메일 주소를 추가하십시오.

Pachter는 '메시지 작성 및 교정을 마치기 전에 실수로 이메일을 보내는 것을 원하지 않습니다. ‘메일에 답장을 할 때도 수신자의 주소를 삭제하고 메일을 보낼 준비가되었다고 확신 할 때만 삽입하는 것이 좋은 예방책입니다.’

12. 올바른 수신자를 선택했는지 다시 확인하십시오.

Pachter는 이메일의 '받는 사람'줄에 주소록에있는 이름을 입력 할 때주의를 기울이라고 말합니다. ‘잘못된 이름을 고르는 것은 쉬운 일입니다. 본인과 실수로 이메일을받은 사람에게 당황 스러울 수 있습니다.’

13. 글꼴을 클래식하게 유지하십시오.

Purple Comic Sans에는 시간과 장소가 있습니다 (아마도?). 그러나 비즈니스 서신의 경우 글꼴, 색상 및 크기를 고전적으로 유지하십시오.

기본 규칙 : 이메일은 다른 사람이 쉽게 읽을 수 있어야합니다.

'일반적으로 Arial, Calibri 또는 Times New Roman과 같은 읽기 쉬운 글꼴과 10 포인트 또는 12 포인트 글꼴을 사용하는 것이 가장 좋습니다.'라고 Pachter는 조언합니다. 색상은 검정색이 가장 안전한 선택입니다.

14. 어조에주의를 기울이십시오.

농담이 번역에서 길을 잃는 것처럼, 음성 신호와 표정에서 얻을 수있는 맥락이 없으면 어조가 오해되기 쉽습니다. 따라서 의도했던 것보다 더 갑작스러워지기 쉽습니다. 당신은 '직진 적'을 의미했고, 그들은 '화가 나서 퉁명스러워'라고 읽었습니다.

오해를 피하기 위해 Pachter는 보내기를 누르기 전에 메시지를 크게 읽을 것을 권장합니다. '가혹하게 들리면 독자에게 가혹하게 들릴 것입니다.'라고 그녀는 말합니다.

최상의 결과를 얻으려면 명백히 부정적인 단어 ( '실패', '잘못됨', '방치 됨')를 사용하지 말고 항상 '제발'과 '감사합니다'라고 말하세요.

15. 기밀 사항은 없으므로 그에 따라 작성하십시오.

Pachter는 전직 CIA의 David Petraeus 장군이 잊고 있었던 것을 항상 기억하십시오. 마다 전자 메시지는 흔적을 남깁니다.

엘 던컨은 몇 살입니까?

'기본 지침은 다른 사람들이 당신이 쓴 내용을 볼 것이라고 가정하는 것입니다. 그러니 모든 사람이 보지 않기를 바라는 내용을 쓰지 마십시오.' 보다 자유로운 해석 : 자신에게 해롭거나 다른 사람에게 해를 끼칠 수있는 내용을 쓰지 마십시오. 결국 이메일은 전달하기가 위험 할 정도로 쉬우 며 후회하는 것보다 안전한 것이 좋습니다.

이야기 처음 등장 비즈니스 인사이더 .