인터넷 시대 , '답장'을 클릭하고 빠른 응답을 입력하고 방금 작성한 내용에 대해 많은 생각을하지 않고 '보내기'를 누르는 자신을 발견 할 수 있습니다. 그러나 전문가들은 귀하의 이메일 행동이 개인적으로나 직업적으로 귀하의 평판을 손상시킬 가능성이 있다는 데 동의합니다. Inc.com은 업계에서 가장 노련한 이메일 전문가들과 연락하여 이메일 에티켓을 완벽하게 만드는 방법을 검토하도록했습니다.
1. 공공 문제 만 논의하십시오. 우리 모두는 회사 전체, 일부 경우에는 인터넷을 통해 전달되는 '비공개'이메일에 대한 이야기를 들었습니다. 전자 메일 에티켓과 관련하여 고려해야 할 가장 중요한 사항 중 하나는 논의중인 문제가 공개적인 것인지 아니면 비공개로 이야기해야하는 것인지입니다. '보내기'를 클릭하기 전에 논의중인 주제가 회사 레터 헤드에 작성하거나 모두가 볼 수 있도록 게시판에 게시 할 내용인지 자문 해보십시오. - 주디스 칼로스 ,
저자 간편한 전자 메일 에티켓, 전자 메일 : 매뉴얼 및 전자 메일 : 쓰기 가이드
2. 자신을 간략하게 소개합니다. 귀하의 이메일을받는 사람이 귀하가 누구인지 알고 있거나 귀하를 만난 것을 기억한다고 가정하지 마십시오. 수신자가 귀하의 이메일 주소 나 이름을 인식하는지 확실하지 않은 경우 연락하려는 사람과 관련하여 귀하가 누구인지 간단히 상기시켜주십시오. 공식적이고 광범위한 자신의 전기는 필요하지 않습니다. - 페기 던컨 , 개인 생산성 전문가 및 저자 더 나은 습관, 에티켓 및 Outlook 2007로 이메일 과부하 정복
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3. '화난 이메일'을하지 마십시오. 나쁜 소식을 담은 이메일, 고객 또는 벤더 해고, 분노 표현, 누군가를 질책, 이메일에서 다른 사람을 비난하는 것 (특히 상사에 대해 좀 덜한 말을하는 경우)은 모두 절대 안됩니다. 이메일이 너무 비공식적으로 보일 수 있기 때문에 많은 사람들이이 함정에 빠지게됩니다. 이메일 서신은 영원히 지속된다는 것을 항상 기억하십시오. - 린지 폴락 , 경력 및 직장 전문가, 이메일 에티켓 컨설턴트 및 저자 대학에서 직업으로 가기
4. 느낌표는 사용하지 마십시오. 비즈니스 전자 메일의 최대 느낌표 수는? 하나. 그렇지 않으면 유치하고 비전문적으로 보일 위험이 있습니다. - 폴락
5. 기밀 정보에주의하십시오. 다른 사람의 세금 정보 나 매우 민감한 비즈니스 거래의 세부 사항과 같은 기밀 정보를 이메일로 논의하지 마십시오. 전자 메일이 잘못된 사람의 손에 들어간 경우 심각한, 심지어 법적 영향을받을 수 있습니다. - 피터 포스트 , 버몬트 소재의 에밀리 포스트 인스티튜트 (Emily Post Institute)의 소장으로 예절에 대한 조언과 결혼식 예절, 양육 문제 및 식탁 예절과 같은 예절 질문에 대한 답변을 제공합니다.
6. 적시에 응답하십시오. 특정 유형의 비상 업무를 수행하지 않는 한 이메일이 도착하는 즉시 사용할 수있을 필요는 없습니다. 이메일의 성격과 발신자에 따라 24 ~ 48 시간 이내에 답변이 가능합니다. - 던컨
7. 단행본을 보내지 마십시오. '고마워'와 '오, 알았어'는 어떤 식 으로든 대화를 진행하지 않습니다. 답변을 기대하지 않으실 때는 이메일 상단에 'No Reply Necessary'를 넣어주세요. - 던컨
8. 실제 단어, 이모티콘, 전문 용어 또는 속어에 대한 단축키를 사용하지 마십시오. 비즈니스 관련 이메일에서 '4u'( 'for you'대신), 'Gr8'(위대한 경우)와 같은 바로 가기를 사용하는 성장한 사업가의 말은 허용되지 않습니다. 비즈니스 서신에 웃는 얼굴이나 이모티콘을 넣지 않으려면 전자 메일 메시지에 넣지 마십시오. 위의 모든 것은 당신을 전문적이지 않게 보이게 만들 가능성이 있습니다. - 던컨
9. 깨끗하게 유지하십시오. 사람들이 회신하고 메시지를 지저분하게 남길 때보 다 수신자를 괴롭히는 것은 없습니다. 예를 들어 과도한 캐럿 (>>>)이 포함 된 전자 메일 체인이나 숨은 참조로 보호되지 않은 전자 메일 주소의 페이지와 페이지가 있습니다. 텍스트를 선택하고 Ctrl + F를 선택하여 캐럿을 제거하고 찾기 및 바꾸기 명령을 사용하여 캐럿을 찾고 모두 아무것도없는 것으로 바꿀 수 있습니다. 삭제만으로 모든 이메일 주소를 제거 할 수 있습니다. 정리 한 다음 보내십시오. - 던컨
10. 제목을 명확하게 작성하십시오. 받은 편지함이 하루에 수백 개의 전자 메일로 막히는 상황에서 제목을 정확히 파악하는 것이 중요합니다. 귀하가 작성한 내용을 합리적으로 간단하고 설명해야합니다. 제목이 귀엽거나 모호하거나 모호한 이메일은 모두 폐기 될 수 있습니다. 또한 나머지 전자 메일을 교정하는 것처럼 제목 줄을주의 깊게 교정하십시오. - 게시하다
11. 스팸으로 오해하지 마십시오. 모두 대문자, 모두 소문자로 된 제목과 URL 및 느낌표가 포함 된 제목은 피하십시오. 수신자에게는 스팸처럼 보이는 경향이 있습니다. - 주디스 칼로스 ,
저자 간편한 전자 메일 에티켓, 전자 메일 : 매뉴얼 및 전자 메일 : 쓰기 가이드
12. 제목은 메시지와 일치해야합니다. 이전 전자 메일을 열지 말고 회신을 누르고 이전 전자 메일과 관련이없는 메시지를 보내지 마십시오. 이메일 체인의 스레드 또는 내용이 변경되는 즉시 제목을 변경하는 것을 주저하지 마십시오. - 페기 던컨 , 개인 생산성 전문가 및 저자 더 나은 습관, 에티켓 및 Outlook 2007로 이메일 과부하 정복
13. 대용량 첨부 파일을 보낼 때 경고를 제공합니다. 발표되지 않은 대용량 첨부 파일을 보내면 수신자의받은 편지함이 막히고 다른 중요한 전자 메일이 반송 될 수 있습니다. 500KB가 넘는 것을 보내는 경우 발신자는 '첨부 파일을 보내도 될까요? 당신에게 가장 좋은시기는 언제입니까? ' - Kallos
14. 첨부 파일이 2 개 이하이고 논리적 이름을 제공합니다. 특별히 요청 된 경우가 아니면 첨부 파일이 3 개 이상인 메시지를 보내지 마십시오. 또한 수신자가 제목과 발신자를 한눈에 알 수 있도록 첨부 파일에 논리적 이름을 지정하십시오. - 던컨
15. 알 필요가있을 때만 다른 사람을 보내거나 복사합니다. 전체 회신을 클릭하거나 참조 또는 숨은 참조 줄에 이름을 입력하기 전에 모든 수신자가 메시지의 정보를 필요로하는지 자문 해보십시오. 그렇지 않은 경우 왜 보내야합니까? 시간을내어 적절한 사람에게 메시지를 보내십시오. - 던컨
16. '모두 답장'에주의하십시오. 전자 메일 체인의 모든 구성원이 알 필요가 없으면 '전체 회신'을 누르지 마십시오. 당신은 목록에있는 모든 사람에게 당신의 대답을 보내지 않았는지 확인하고 싶습니다. - 던컨
17. 전화를받습니다. 주제에 설명하거나 협상해야하는 매개 변수가 많고 질문과 혼란이 너무 많이 발생하는 경우 이메일을 통해 처리하지 마십시오. 또한 회의, 점심, 인터뷰의 막바지 취소에 전자 메일을 사용해서는 안되며 파괴적인 뉴스에 사용해서는 안됩니다. 나쁜 소식을 전해야하는 직원이나 친구가 있다면 전화 통화를하는 것이 좋습니다. 대규모 그룹에 전달해야하는 뉴스라면 이메일이 더 실용적입니다. - 던컨
18. 이메일의 중요성을 평가하십시오. 높은 우선 순위 옵션을 과도하게 사용하지 마십시오. 이 기능을 과도하게 사용하면 심각하게 받아들이는 사람은 거의 없습니다. 더 나은 해결책은 메시지의 내용을 정확하게 설명하는 제목 줄을 사용하는 것입니다. - 던컨
19. 프라이버시를 유지하십시오. 여러 사람에게 메시지를 보낼 때 목록의 개인 정보를 보호해야하는 경우 항상 '숨은 참조'를 사용해야합니다. 또한 제 3 자 (예 : Evite, 뉴스 레터 등)에게 전자 메일 주소를 제공하지 마십시오. 제 3 자에게 기꺼이 넘겨 준 주소는 특히 그들이 제공하는 서비스가 무료 인 경우에 그대로 유지해야합니다. - 던컨
20. 짧게 유지하고 요점을 파악하십시오. 긴 이메일은 과거의 일입니다. 받는 사람을 압도하지 않도록 공백을 많이 사용하여 간결하게 작성하십시오. 당신이 보내는 것을 볼 때 읽는 것이 부담스럽지 않은지 확인하십시오. 글 머리 기호를 자유롭게 사용하십시오. 당신의 이메일을 읽는 사람은 당신이 무엇을 요구하는지 알아 내기 위해 여러 단락을 파헤칠 필요가 없습니다. 처음 두 문장 안에 이메일의 목적을 명시해야합니다. 명확하고 앞장서십시오. - 린지 폴락 , 경력 및 직장 전문가, 이메일 에티켓 컨설턴트 및 저자 대학에서 직업으로 가기
21. 청중을 파악하십시오. 전자 메일 인사말 및 서명은 대화하는 사람의 존중 및 형식 수준과 일치해야합니다. 또한 그것을 읽을 사람을 위해 글을 쓰십시오. 그들이 매우 예의 바르고 격식을 차리는 경향이 있다면 그 언어로 쓰십시오. 더 비공식적이고 편안한 경향이있는 리시버도 마찬가지입니다. - 린지 폴락 , 경력 및 직장 전문가, 이메일 에티켓 컨설턴트 및 저자 대학에서 직업으로 가기
22. 항상 서명을 포함하십시오. 당신은 누군가가 당신과 연락하는 방법을 찾는 것을 결코 원하지 않습니다. 소셜 미디어에 능숙하다면 서명에 모든 소셜 미디어 정보를 포함하십시오. 전자 메일 서명은 특히 전자 메일 주소에 이름이나 회사가 포함되지 않은 경우 사람들에게 사용자에 대해 더 많이 알릴 수있는 좋은 방법입니다. - 폴락
23. 필요한 경우에만 자동 응답을 사용하십시오. '이메일 메시지를 보내 주셔서 감사합니다. 최대한 빨리 답장하겠습니다 '는 쓸모가 없습니다. 그러나 이러한 메시지의 장점 중 하나는 스팸 발송자에게 전자 메일이 진짜이며 스팸 목록에 사용자를 추가 할 수 있음을 알리는 것입니다. - 페기 던컨 , 개인 생산성 전문가 및 저자 더 나은 습관, 에티켓 및 Outlook 2007로 이메일 과부하 정복
24. 직원 교육. 비즈니스 소유자는 직원이 전자 메일 통신에 대한 교육을 받았는지 확인해야합니다. 자신이하는 일과 전문성을 알고 있다고 가정하지 마십시오. 회사의 모든 사람이 준수해야하는 전자 메일 표준을 설정합니다. - 폴락
25. 귀하의 이메일은 귀하를 반영합니다. 당신이 보내는 모든 이메일은 당신의 평판을 더하거나 떨어 뜨립니다. 전자 메일이 흩어져 있고, 체계적이지 않고, 실수로 가득 차면받는 사람은 당신을 흩어져 있고, 부주의하고, 체계적이지 않은 비즈니스맨으로 생각하는 경향이 있습니다. 다른 사람들의 의견이 중요하며 직업 세계에서 당신에 대한 그들의 인식은 당신의 성공에 매우 중요합니다. - 피터 포스트 , 버몬트 소재의 에밀리 포스트 인스티튜트 (Emily Post Institute)의 소장으로 예절에 대한 조언과 결혼식 예절, 양육 문제 및 식탁 예절과 같은 예절 질문에 대한 답변을 제공합니다.
편집자 주 : 귀사를위한 이메일 마케팅 서비스를 찾고 계십니까? 자신에게 적합한 것을 선택하는 데 도움이되는 정보를 원하시면 아래 설문지를 사용하여 파트너 인 BuyerZone이 무료로 정보를 제공하도록하십시오.
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