당신은 개인 비서를 고용하고 있습니까? 저장 당신은 시간을 보내거나 누가 당신에게 시간을 소비합니까?
최근에 저는 제가 살고있는 와이오밍 주 잭슨 홀의 개인 휴양지에 최고의 비즈니스 코칭 고객 35 명을 초대했습니다. 우리는 리더십의 다양한 측면, 즉 사업주가 자신과 회사를위한 전략적 이점과 획기적인 결과를 창출 할 수있는 방법에 대해 논의했습니다. 시간 관리 .
그 질문은 우리 각자가 시간을 활용하기 위해 찾은 최선의 방법에 대한 생생한 대화를 촉발 시켰습니다. 그리고 우리가 그 방에 있었던 매우 성공적인 기업가들은 그들의 조수가 그들에게 필요한 일을 할 수있을만큼 충분히 능력이 없거나 능력이 없기 때문에 귀중한 시간을 낭비하고 있다는 것이 분명해졌습니다. 그래서 저는 당신의 필요에 가장 잘 맞는 조수를 고용하는 것의 중요성과 그들이 당신을 도울 수 있도록 당신이 할 수있는 일에 대해 이야기하기 시작했습니다.
25 년 동안 여러 회사와 다른 도시에서 근무하면서 제 사무실에서 일한 비서, 원격이지만 로컬에서 일한 비서, 말 그대로 1000 마일 떨어진 곳에서 일한 비서가있었습니다. 그 과정에서 저는 실제로 4 단계의 비서가 있음을 발견했습니다. 그리고 올바른 유형의 비서를 고용하는 것은 시간을 활용하는 데 중요합니다.
레벨 1 : 고퍼
이 첫 번째 계층의 보조자는 직접적인 지침과 긴밀한 감독이 필요합니다. A 지점에서 B 지점으로 개체를 이동할 수 있습니다. 정확히 무엇을 작성해야하는지 알려 주면 사용자를 대신하여 이메일을 보낼 수 있습니다. 사용자의 지침에 따라 필사본을 가져 와서 문서를 스캔하고 해당 문서를 폴더에 보관할 수 있습니다. gofers를 사용하면 모든 단계에서 지침을 제공합니다.
그래서 당신은 저장합니다 약간 시간-결국, 당신의 gofer는 실제로 하기 하지만 실제로는 그들에 대한 모든 생각을해야합니다. 이는 고퍼와 함께 작업하여 실제로 활용할 수있는 시간에 엄격한 제한을 둡니다.
이것은 분명히 당신이 고용해야 할 개인 비서가 아닙니다.
레벨 2 : 관리 보조원
관리 비서 또는 '관리자'는 명확한 프로세스가 있고 해당 작업이 예상되는 작업이나 처리하는 데 익숙한 범위 내에있는 한 많은 작업을 잘 처리 할 수있는 사람입니다. .
좋은 소식은 관리자가 고퍼보다 훨씬 더 자율적이라는 것입니다. 관리자는 알려진 결과를 얻기 위해 알려진 프로세스와 절차를 따르는 한 시간을 활용할 수 있습니다. 구체적이고 정의 된 작업에 탁월합니다.
그러나 일이 모호해지면 성공이 보장되지 않는 작업을 처리하라는 요청을받을 때 문제가 발생합니다. 그들은 엉망이 될까 두려워합니다. 그들은 실수하는 것을 두려워합니다. 그들은 자신의 오류에 대해 책임을 져야한다는 것을 알고 있기 때문입니다. 문제가 생길 수 있습니다. 그것은 그들이 자신의 재량을 사용하는 것을 꺼리는 것입니다.
따라서 관리자는 고퍼가 할 수있는 것보다 훨씬 더 많은 시간을 활용할 수 있지만 도움이 가장 가치있는 작업은 피할 수 있습니다.
레벨 3 : 임원 비서
히스 후사르 몇살이야
임원 비서는 불확실성 때문에 미루지 않습니다. 그들은 불분명 한 과제를 맡을 수 있으며 실제로 특정 경계 내에서 어떻게 작동하는지 알아낼 수 있습니다. 그들은 다음과 같은 작업을 처리 할 수 있습니다. 스케치 존재하는 대신 설계되었습니다.
엔지니어링 된 할당 (관리 보조자가 가장 편안하게 느끼는 할당 유형)은 정말 잘 처리됩니다. 필요한 단계는 미리 명확하게 설명되어 있습니다.
반대로, 임원 비서에게 스케치 된 과제를 줄 때 일반적으로 ' 내가 성취하려는 것은 다음과 같습니다. 여기에 몇 가지 변수. 고려할 사항이 몇 가지 있습니다. . 당신 나머지를 알아 내다 . '
임원 비서는 매우 자율적입니다. 요청의 맥락을 이해하는 데 도움이 필요합니다. 그들은 귀하를 대신하여 올바른 결정을 내리는 데 도움이되는 일정량의 정보가 필요합니다. 그들은 당신이 당신의 기대와 선호도를 전달해야합니다.
예를 들어, 여행과 관련하여 어떤 조건에서 더 높은 등급의 비행기 서비스로 업그레이드하고 싶은지, 어떤 종류의 호텔을 좋아하고 어떤 종류의 이웃에 머물고 싶어하는지 알려주고 싶을 것입니다.
그 맥락은 훨씬 더 깊어 질 수 있습니다. 저는받은 편지함에 임원 비서가있는 것을 좋아합니다. 그것은 내가 처리해야하는 이메일의 수를 줄여주기 때문에 부분적으로 도움이됩니다. 만약 내가 하루에 100 개의 이메일을받는다면, 제 중역 비서가 그것들 중 약 50 ~ 70 개를 처리, 재배포 또는 삭제한다고 말하고 싶습니다.
하지만 그녀가 내 사업의 맥락을 알고 있기 때문에 도움이됩니다. 그녀는 내가 누구와 무엇을하고 있는지 알고 있기 때문에 누가 나와 회의를해야하는지에 대해 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 예를 들어, 내가 Joe와 특정 프로젝트에 대해 많은 이메일을주고받는 것을보고 Joe가 회의를 요청하고 특정 기한 전에 회의가 필요하다고 말하면 프로젝트가 다음 작업에 정말 중요하다고 판단 할 수 있습니다. 저와 그 회의도 아마 그렇습니다. 그래서 그녀는 주도적으로 저를 위해 회의를 준비하고 그 효과에 대해 저에게 메모를 남길 것입니다. Joe는이 마감일 전에 만나야한다고 말 했으므로 저는 그를 2:45부터 3:15까지 30 분 동안 맞 춥니 다. . '
임원 비서들은 당신이 좋은 맥락을 제공하는 한 당신의 시간을 활용하는 데 정말로 도움이 될 수 있습니다.
레벨 4 : 참모 총장 또는 집행 임원
마지막으로 우리는 참모장 또는 군의 경우 임원이 있습니다. 이 비서는 비즈니스 활동을위한 개인 COO와 같습니다. 그들은 당신의 목표를 이해합니다. 그들은 모든 핵심 플레이어가 누구인지 알고 있습니다. 그리고 그들은 당신의 어깨에서 관리의 많은 또는 심지어 대부분의 부하를 제거하면서 스스로 결과를 얻을 수 있습니다.
최고 직원이 주도권을 잡고 실제로 후속 조치를 취하고 귀하를 대신하여 부하 직원을 확인합니다. 관리 또는 간부 비서가 회의에서 메모를 할 수있는 반면, 귀하의 직원은 후속 조치가 필요한 항목을 발견하고 후속 조치를 직접 수행합니다. 당신의 참모장은 회의가 끝난 후 신디와 함께 돌아와서 네 가지 항목을 깨끗하게 전달했는지 확인한 다음 이틀 후에 다시 확인하여 그녀가 어떻게하고 있는지 확인합니다.
안타깝게도 대부분의 사람들은 명확하게 정리 된 작업에만 도움을 줄 수있는 고퍼와 관리 비서를 고용합니다. 그러나 사업주로서 우리 대부분은 프로세스 지향적이지 않습니다. 우리는 더 모호한 세상에 살고 있습니다. 따라서 최소한 더 모호한 상황을 처리 할 수있는 임원 비서가 필요합니다.
참모장은 훌륭하지만 보통 중형 및 대기업에서만 찾을 수 있습니다. 소규모 회사의 경우 팀에 최고 직원 유형의 직원이있을 수 있지만 전적으로 할당되지는 않습니다. 대신 귀하의 운영을 운영하거나 귀하의 비즈니스가 조금 더 큰 경우 귀하의 COO가 될 수 있습니다.
이 제목이 임의적이라는 점에 유의해야 할 중요한 사항입니다. 'Executive Assistants'라는 제목의 많은 사람들은 정말 괴짜입니다. 그리고 고퍼로 고용 된 많은 사람들이 실제로 임원 비서 수준에서 수행합니다. (후자는 특히 연예계에서 일반적입니다.)
따라서 다음 비서 고용에 대해 생각할 때 필요한 비서 유형을 고려하십시오. 그리고 당신이 결정하는 것이 무엇이든 인터뷰 중에 그러한 자질을 찾아야합니다.
마지막으로 보너스 프로 팁 : 필요하다고 생각하는 것보다 약간 더 많은 능력을 가진 사람을 고용하십시오. 결국, 당신은 회사가 성장하기를 원합니다.
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