우리는 아직 2009 년 영화의 등장 인물처럼 우리 집에서 편안하게 휴머노이드 로봇을 제어 대리자 , 점점 더 우리의 일상적인 상호 작용 (전문적 및 개인적)이 가상 수단을 통해 수행됩니다.
비즈니스 소유자가 웨비나, 교육 및 컨퍼런스를 비롯한 수많은 목표를 달성하기위한 비용 효율적인 방법으로 가상 이벤트를 수용함에 따라 효과적인 커뮤니케이션이 수익 절감을 위해 거래되지 않도록하는 것이 중요합니다. 회의가 기업가가 직접 만나야 할 필요성을 사실상 완전히 대체 할 것 같지는 않지만, 채택의 용이성과 편의성은 비즈니스의 생산성을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 가상 회의가 모든 상황에 이상적인 것은 아니므로이 기술을 언제 어떻게 활용할지 아는 것이 중요합니다.
Donna Dennis, Leadership Solutions Consulting의 사장이자 미국 경영 협회 에 대한 3 일간의 세미나 선도적 인 가상 및 원격 팀 , 기술이 주요 초점이되었다고 말합니다. 사람들의 BlackBerries와 이메일 사이 어딘가에 많은 리더들이 관계를 놓쳤습니다. '이제 초점은 작업, 관계 및 기술 관리에 있습니다.'라고 다가오는 책에서 더 자세히 설명하는 Dennis는 말합니다. 지식 관리 및 E-Learning.
Lee E. Miller, 영향력있는 트레이너이자 저자 UP : 영향력, 힘 및 U 관점 : 원하는 것을 얻는 기술 '사람들이 저지르는 가장 큰 실수는 얼굴을 맞대고 만날 때 영향을 미치는 것이 가상 상호 작용을 할 때 영향을 미치는 것과 같다고 가정하는 것입니다. 그렇지 않습니다. 사람들이 가상으로 상호 작용할 때 다르게 반응하기 때문에 규칙이 다릅니다. '
다음은 성공적인 가상 회의를 수행하는 데 도움이되는 몇 가지 팁입니다.
가상 회의 진행을위한 5 가지 팁 : 준비 방법
데이턴 대학 연구소의 휴먼 팩터 그룹 (Human Factors Group)의 연구 심리학자 인 Drew Bowers는``어떤 기술과 소프트웨어가 필요한지 결정하기 전에 먼저해야 할 일은 참여하는 청중이 누구이고 어떤 정보가 공유되고 있는지 결정하는 것입니다. '우리는 발표자가 발표 할 환경에 따라 데이터 나 프레젠테이션을 디자인하거나 보유한 데이터를 표현할 최적의 환경을 선택하는 것이 가장 좋다는 것을 발견했습니다.' Bowers는 '컨퍼런스에서 라이브 청중 앞에서 발표 한 프레젠테이션을 가상 청중을 위해 비디오 모니터에 올려 놓고 동일한 결과를 기대할 수는 없습니다. 어느 정도 제한되어 있기 때문입니다. , 가상 청중과 상호 작용할 수있는 방법.
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Dennis는 물리적 위치에서 회의를 예약 할 때 회의 의제와 자료 제공에 대해 좀 더 편하게 생각할 수 있다고 지적합니다. 또한 복도, 커피 머신 등에서 참석자들이 속도를 낼 수있는 이점이 있습니다. 그러나 성공적인 가상 회의를 위해서는 훨씬 더 많은 사전 준비가 필요합니다. Colaric은 가상 회의를 미리 계획 할 것을 권장합니다. 그녀는 '미리 의제를 보내고, 메시지를 강화하는 시각 자료를 만들어 회의 전에 모든 사람에게 전달하고, 참여해야하는 각 팀의 구성원을 초대합니다.
또한 참가자가 필요한 소프트웨어 다운로드를 테스트 할 수 있도록 적어도 하루 전에 로그인 정보 (액세스 코드, URL 및 발신 번호)를 보내야합니다. 시간 관리 교육 회사 인 The Productivity Pro의 저자이자 사장 인 Laura Stack은 연결 테스트를 시작하기 최소 15 분 전에 참가자에게 로그인하도록 요청할 수도 있습니다. '롤 콜을 수행하고 모든 것이 작동하는지 확인하십시오. 타임 라인을 검토하십시오. 토론자에게 문제가 발생하면 오프라인으로 연락 할 수있는 방법을 알려주세요.
노트 : 많은 청중이 참여하는 단일 발표자를 호스팅하는 경우 주 발표자를 지원할 진행자를 지정하는 것이 좋습니다. 진행자는 기술적 인 문제가있는 참가자를 지원할뿐만 아니라 들어오는 모든 채팅 질문을 모니터링 할 수 있습니다. 발표자가 채팅 질문을 읽으려고하면 프레젠테이션의 흐름이 느려집니다.
자세히 알아보기 : iMeet의 새로운 화상 회의 도구
가상 회의 진행을위한 5 가지 팁 : 기술 도구 및 요구 사항
온라인 회의 기술의 장점은 아무리 신생하고 뼈가없는 작업이라도 사용할 수 있다는 것입니다. 필요한 것은 인터넷 연결, 오디오 (컴퓨터 스피커, 마이크 또는 전화 사용) 및 웹캠 (독립형 또는 모니터 / 노트북과 통합)뿐입니다. 더 큰 그룹은 프로젝션 스크린이나 대형 TV 모니터가 필요할 수도 있습니다.
서비스를 선택할 때 '작게'라고 생각한다고 플로리다 주 세인트 레오에있는 Saint Leo University의 교육 기술 담당 부사장 Susan Colaric은 말합니다. '가장 효과적인 웹 컨퍼런스는 필요한 기술 만 사용하는 컨퍼런스입니다. KIS-; 간단하게-; 사람들이 기술이 아닌 메시지에 집중하도록하는 가장 좋은 방법입니다. ' 일부 온라인 웹 제품에는 다음이 포함됩니다. Adobe Acrobat Connect , 미팅에 가다 , Microsoft Office Live Meeting 과 WebEx .
기업가는 모든 화상 회의 시스템이 함께 작동하는 것은 아니라는 점을 염두에 두어야합니다. 회의 전에 모든 사이트의 연결을 테스트하여 지연과 기술적 결함으로 인한 당혹감을 피하십시오. 한쪽 끝에서 아날로그 비디오 시스템을 사용하고 다른 쪽 끝에서 디지털 시스템을 사용하려고하면 많은 문제가 발생할 수 있으며, 이전 소프트웨어 프로그램이 '대화하기 전에 업그레이드해야하는 경우 디지털-디지털 회의'조차 문제가 될 수 있습니다. '새로운 프로그램'이라고 Bowers는 말합니다.
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가상 회의 진행을위한 5 가지 팁 : 집중력 유지
Rick Maurer, 저자 저항의 벽을 넘어 과 내가 원하는 것을 왜 원하지 않습니까? 사용자에게 방해 요소를 제거하도록 조언합니다. 가상 회의의 장점은 거의 모든 곳에서 회의를 개최 할 수 있다는 것입니다. 가상 회의의 단점은 거의 모든 곳에서 회의를 개최 할 수 있다는 것입니다. 온라인 회의 참석자는 현지 커피 숍, 공항 라운지, 홈 오피스 등에서 전화를 걸거나 로그인 할 수 있습니다. 배경이나 '도로 소음'을 최소화하기 위해 (자녀, 애완 동물 또는 전화벨이 집중되는 것을 원하지 않음) 할 수 있습니다. Stack은 '모든 참석자를 음소거하고 채팅 상자를 통해서만 질문하기'를 선택합니다.
Maurer는 또한 단일 회의에 여러 가지를 집어 넣지 말라고 조언합니다. '한두 가지 주제에 집중하세요. 더 많은 항목을 다루어야한다면 사람들에게 스트레칭을하거나 화장실에서 휴식을 취하거나 커피를 보충 할 시간을주세요. 회의의 각 부분을 30 분 이하로 짧게 유지하십시오. '
노트 : 줄무늬 셔츠는 카메라에 잘 전달되지 않으며 크고 반짝이는 보석류도 없습니다. 둘 다 시각적으로 산만해질 수 있습니다. 과도한 움직임은 실제로 비디오 품질을 저하시킬 수 있으므로 신체 움직임을 최소화하십시오.
자세히 알아보기 : 웹 회의 : 사용할 도구는 무엇입니까?
가상 회의 진행을위한 5 가지 팁 : 에티켓
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Colaric은 '성공적인 화상 회의 또는 전화 회의 회의의 핵심은 회의 중임을 기억하는 것입니다. '같은 방에있는 것처럼 참가자들에게 온전히주의를 기울이십시오. 전자 메일, 웹 서핑 또는 문자 메시지로주의를 산만하게하지 마십시오. 질문이있을 때 대비할 수 있도록 먹거나 마시지 마십시오. '
좋은 경험 법칙? Colaric은 '방에 들어갈 때 항상 마이크가 이미 다른 위치에 살고 있다고 가정하십시오! 이것은 당신이 의도하지 않았을 때 외부 회의 사전 대화가 방송되는 것을 방지하는 데 도움이됩니다. '
그녀는 또한 대부분의 시스템이 통신하는 데 2 ~ 3 초의 지연이 발생하기 때문에 화상 회의 회의는 일반적인 회의보다 약간 더 느린 속도로 진행되어야한다고 지적합니다. 회의를 이끌고있는 경우 질문을 한 후 충분한 일시 중지가 있는지 확인하십시오. 참여자 인 경우 손으로 신호를 보내거나 '질문'또는 '댓글'을 말하고 계속하기 전에 몇 초 동안 기다림으로써 그룹에 연설하기 전에 자신에게주의를 기울이십시오. '
참가자는 카메라를 들여다 보면서 눈을 마주쳐야합니다. 참가자들 간의 대화를 더욱 자연스럽게 만들 수 있습니다. 다음은 에티켓에 대한 간단한 치트 시트입니다.
화상 회의 에티켓의 8 가지해야 할 일
다른 참가자들에게 예의를 갖추십시오
명확하게 말하십시오
신체 움직임을 최소화하십시오
천천히 자연스럽게 움직이고 몸짓
카메라를 들여다 보면서 눈맞춤을 유지하세요
적절하게 옷을 입으십시오
세션을 애니메이션으로 만드십시오.
자신이되어 재미있게 보내십시오!
화상 회의 에티켓에서하지 말아야 할 7 가지
산만 한 소리를 내지 마십시오
소리 치지 마
주의를 산만하게하지 마십시오
다른 스피커를 방해하지 마십시오
옆으로 대화하지 마십시오
'시끄러운'보석류를 착용하지 마십시오
마이크를 가리지 마십시오
출처 : St. Leo University Office of Information Technology
노트 : 전 세계적으로 동 비즈니스를 수행하는 경우 다음과 같은 사이트를 확인하십시오. Executiveplanet.com 과 kissbowshakehands.com 국제 비즈니스 에티켓에 대한 리소스를 제공합니다.
자세히 알아보기 : 가상 회사의 사례 및 계획
가상 회의 진행을위한 5 가지 팁 : 참가자 참여
Dennis는 가상 회의에서 작업을 바로 시작하는 경향이 있으며 관계 구축에 부정적인 영향을 미칠 수 있다고 말합니다. 그녀는 '가상'방을 돌아 다니며 모든 사람에게 자신을 소개하고 주말에 대해 공유하거나 기대하는 것에 대해 이야기하여 절차에 사회적 요소를 추가하도록 요청하여 얼음을 깨는 것이 좋습니다. '대면 만남에서 시뮬레이션 할 수있는 모든 것이 좋습니다.'
Stack은 프로그램이 시작되기 전에 참가자들이 주제에 대한 질문을 제출하도록 권장합니다. 그녀는 또한 설문 조사에 참여하거나 질문을하고 채팅을 통해 답변을 요청하는 것과 같이 웹 세미나 중에 청중의 참여를 유지하기위한 다른 방법을 권장합니다.
Colaric은 원격 참가자를 참여시키고 개인적인 연결을 유지하기 위해 자주 질문을 할 것을 제안합니다. 그러나 그녀는 당신의 질문에 명시 적이라고 강조합니다. '특정 사람에게 구체적인 질문을하십시오. 멀리 떨어져있는 많은 청중에게 개방형 질문을하면 종종 '무력화'가 발생하고 여러 사람이 한 번에 이야기하게됩니다. '
자세히 알아보기 : 가상 회사가 통신하는 방법
김졸치악 생년월일
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