기업이 전자 파일을 관리하고 문서를 디지털화하는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 정보를 구성하고 공유하는 구조를 만드는 것이 하나의 이점입니다. 종이를 줄이고, 감사 추적을 생성하고, 규정 준수를 보장하고, 내부 및 외부 협업을 촉진합니다. 문서 관리 시스템 (DMS)은 기업이 문서, 데이터 개체 및 이미지를 전자적으로 디지털화, 저장, 관리 및 추적하는 데 도움이됩니다. 시스템, 소프트웨어 또는 솔루션으로 불리는 DMS 제품은 다양한 기능과 가격표와 함께 제공됩니다. 혼란 스러울 수있는 옵션 배열을 분류하는 데 도움이되도록 카테고리 전반에 걸쳐 최고의 몇 가지를 마련했습니다.
검토에서 우리는 다양한 제품을 발견했습니다. 일부 시스템은 저장, 검색, 보안 활성화에 중점을두고 일부 문서 수정 및 공유 기능을 포함합니다. 다른 것들은 워크 플로우 생성, 작업 관리, 협업, 자동화 된 규칙 등과 같은 다양한 기능을 위해 다양한 종소리와 휘파람 (및 플러그인)을 제공하는 DMS를 넘어 확장됩니다.
다양한 옵션을 고려할 때 올바른 시스템을 결정하는 것은 어려울 수 있습니다. 우리는이를 단순화하는 데 도움을 준 SHI International Corp.의 Client Success 관리자 Jennifer Pankow와 이야기를 나눴습니다. '비즈니스 결정에서'내 비즈니스를 향상 시키거나 중요한 요구를 충족하는 데 도움이되는 것은 무엇입니까? ' 이것이 바로 고객이 솔루션을보고 매핑하는 데 도움이되는 것입니다. 'DMS가 필요합니다'라고 생각하지 말고 '무엇을해야합니까?'라고 질문하십시오. 그런 다음 어떤 솔루션이이를 수행하고 어떤 부분이이를 수행하는지 선택 범위를 좁 힙니다. '
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고려해야 할 또 다른 질문은 다음과 같습니다. 파일을 어디에 저장해야합니까? DMS에는 클라우드, 온 프레미스 및 하이브리드의 세 가지 유형이 있습니다.
구름: 이 서비스를 사용하면 문서가 공급 업체의 클라우드에 저장되어 언제 어디서나 인터넷을 통해 모바일에 액세스 할 수 있습니다. 스토리지는 계약에 따라 제한 될 수 있지만 (대부분의 서비스는 다양한 스토리지 수준과 관련 가격을 제공하지만) 시스템 관리 및 업데이트를 포함하고 파일이 클라우드에 백업되는 저렴한 옵션 인 경우가 많습니다.
전제에: 이 옵션을 사용하면 DMS가 서버에 있기 때문에 더 많은 사용자 정의가 가능하며 계약 수준 저장소에 국한되지 않습니다. 그러나 초기 비용이 부담 스러울 수 있고 IT 유지 관리가 추가 될 수 있으며 서버가 다운 될 경우 백업 프로토콜을 구현해야합니다.
잡종: 이러한 온 프레미스 및 클라우드 조합을 사용하면 모바일 액세스가 필요하지 않은 레거시 콘텐츠를 마이그레이션하지 않고도 일부 문서 유형에 대해 클라우드를 유연하게 사용할 수 있습니다.
DMS 옵션을 살펴볼 때 고려해야 할 주요 요소는 다음과 같습니다.
보안: 한 가지 측면은 시스템 내의 문서 및 파일에 대한 액세스를 제어하고 권한을 설정하는 기능입니다. 이러한 파일이 내부 및 외부에서 안전하게 공유되는 방식을 평가하는 것이 중요합니다. 또 다른 측면은 데이터가 저장된 위치를 보호하는 보안 수준입니다. 클라우드 솔루션을 찾고있는 경우 데이터 센터에 대한 공급 업체의 보안이 데이터를 보호하기에 충분하고 산업 규정을 준수하는지 확인하십시오.
스캐닝: 종이에 빠져 있다면 자동 명명 및 파일링 기능을 사용하여 대량의 문서를 스캔 할 수있는 시스템을 찾으십시오. 한 가지 잠재적 기능인 광학 문자 인식 (OCR)은 스캔 한 문서를 편집 및 검색 가능한 파일로 변환합니다.
검색: 시스템이 파일을 구성하는 방법에 관계없이 검색 기능이 파일 내에서 전체 텍스트 키워드 검색을 허용하는지 확인하는 것이 좋습니다 (제목뿐 아니라).
액세스, 편집, 모니터링 : 문서 작성, 액세스 및 변경에 대한 비즈니스 요구 사항이 얼마나 광범위합니까? DMS를 검토 할 때 다음을 살펴보십시오.
- 문서 및 파일 액세스 / 권한 설정 (예 : 역할 할당, 문서, 폴더 또는 둘 다에 따라 액세스 설정 됨) 개인 및 그룹별로 권한을 설정할 수 있습니까?
- 파일 공유 / 편집, 즉 체크인 / 체크 아웃이 있습니까? 여러 사용자가 한 번에 편집 할 수 있습니까?
- 모니터링 및 추적, 예를 들어 문서를 본 사람을 볼 수 있는지, 활동 / 감사 로그를 얻었는지, 경고를 설정할 수 있습니까?
- 버전 관리, 즉 버전 기록을 볼 수 있습니까? 시스템은 최신 버전이 작동하는지 어떻게 확인합니까? 이전 버전에 액세스 할 수 있습니까?
- 작성, 조립 및 보관, 즉 문서 작성부터 보관까지 문서 수명 동안 어떤 기능이 제공됩니까?
협동: 권한을 부여하려면 얼마나 많은 내부 및 외부 협업이 필요합니까? 버전 제어, 편집 및 전자 서명은 상당히 표준적인 DMS 기능 일 수 있지만 일부 시스템에는 워크 플로, 공동 작성, 작업 관리, 경고, 메시징 등이 포함됩니다.
사용자 친근성: 최대한 100 %에 가까운 시스템 채택을 원합니다. 도구와 인터페이스가 사용자 친화적이고 직관적이어야 팀에서 쉽게 사용할 수 있습니다.
유동성: 모바일 액세스가 우선이라면 모든 장치와 호환되는 시스템을 찾으십시오. 데스크톱 경험을 복제하는 앱이있는 것을 고려하십시오.
완성: 검토 한 DMS 제품 전반에 걸쳐 다양한 통합 기능이 있습니다. 통합하기 위해 DMS가 필요한 시스템을 파악하십시오. 예를 들어 기존 클라우드 스토리지 (예 : Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive 등)에서 파일을 이동하지 않으려 고하거나 CRM, 콘텐츠 관리 시스템 또는 회계 소프트웨어와 연결해야하는 경우 공급 업체 결정을 내릴 수 있습니다. .
지원하다: 모든 공급 업체 서비스와 마찬가지로 지원이 제공되는 방법을 이해해야합니다. 우리가 검토 한 대부분의 공급 업체에는 이메일, 온라인 채팅 및 전화를 포함한 여러 지원 옵션이 있었지만 시간이 제한되는 경우도있었습니다. 일부는 티켓 시스템을 통해서만 지원을 제공합니다. 필요한 지원 수준과 유형에 맞는 것을 선택하십시오.
가격: DMS 가격은 공급 업체 및 서비스에 따라 다릅니다. 앞서 언급했듯이 온 프레미스 DMS에는 상당한 초기 비용이 있습니다. 그러나 클라우드 서비스를 사용하면 사용자 / 월 또는 스토리지 용량 기준으로 결정된 월별 또는 연간 요금을 지불하게되며 추가 기능이 비용에 추가 될 수 있습니다. 따라서 지속적인 비용과 필요가 증가 할 경우 발생할 수있는 모든 증가를 고려하십시오.
편집자 주 : 귀사를위한 문서 관리 소프트웨어를 찾고 계십니까? 귀하에게 적합한 것을 선택하는 데 도움이되는 정보를 원하시면 아래 설문지를 사용하여 파트너 인 BuyerZone이 무료로 정보를 제공하도록하십시오.
'Best of'DMS를 검색 한 결과 다음과 같은 여러 범주에서 자격을 갖춘 후보자를 찾았습니다.
종합 수상자, 중소기업을위한 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템 : eFileCabinet
eFileCabinet은 2018 년 중소기업 용 문서 관리 소프트웨어 / 시스템 부문에서 최우수 종합 우승자로 선정되었습니다. DMS는 전적으로 eFileCabinet이하는 일입니다. 사용 편의성, 모바일 액세스, 고급 '아무것도 잃지 않는'검색 및 높은 수준의 보안을 촉진하는 강력한 제품입니다.
장점 : 워크 플로 (현재 베타 버전으로 제공)와 같은 새로운 기능이 추가 된 다양한 DMS 기능이 제공됩니다. 보안 및 규정 준수는 핵심 영역입니다.
단점 : 고객 지원은 전화, 이메일 또는 채팅을 통해 신속하게 응답 할 수 있지만 업무 시간에만 제공됩니다. 또한 이것은 가장 저렴한 DMS 옵션이 아닙니다. 그러나 가장 비싸지는 않습니다.
전체 eFileCabinet 리뷰를 참조하십시오.
중소기업을위한 최고의 무료 문서 관리 소프트웨어 / 시스템 : Zoho Docs
많은 DMS 공급 업체가 무료 평가판을 제공하지만 무료 버전은 거의 없습니다. 우리가 찾은 것은 종종 단일 사용자 계정에만 허용됩니다. 최대 25 명의 팀원에게 5GB의 스토리지 / 사용자를 무료로 제공하여 Zoho Docs는 2018 년 최고의 무료 문서 관리 소프트웨어로 인정 받았습니다.
장점 : Zoho Docs는 강력한 보안 및 규정 준수를 선전하고 친숙한 사용자 인터페이스, 지원을위한 온라인 포럼 및 검토 한 유료 서비스의 여러 기능을 갖추고 있습니다.
단점 : Google Docs와 마찬가지로 Zoho Docs에는 자체 파일 형식이 있습니다. 일부 사용자는이 시스템에서 Word 문서로 작업하는 것이 원하는 것보다 더 어렵다고 언급했습니다.
전체 읽기 Zoho 문서 검토 .
고객 서비스를위한 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템 : eFileCabinet
eFileCabinet은 2018 년에 고객 서비스를위한 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템으로 우리의 투표를 받았습니다.이 DMS는 일부 경쟁 업체보다 약간 더 비쌀 수 있지만 여러 사용자 리뷰에 따르면 사람과 고객 서비스로 인해 그만한 가치가 있다고합니다. 고객 성공 팀은 모든 신규 고객이 제품을 완전히 이해하고 회사가 혜택을 누릴 수 있도록 구매 직후 전화를받을 것을 약속합니다.
장점 : 채팅, 전화, 이메일 등 세 가지 방법을 통해 고객 서비스에 연락 할 때 매우 빠르게 답변을 받았고 담당자는 친절하고 전문적이며 도움이되었습니다.
단점 : 고객 지원은 월요일부터 금요일까지 업무 시간 (MT 기준 오전 8시-오후 5시)에만 제공됩니다.
전체 eFileCabinet 리뷰를 참조하십시오.
브랜든 루스는 몇 살입니까
협업을위한 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템 : SharePoint
Microsoft의 DMS 인 SharePoint에는 효율적으로 공동 작업해야하는 회사 나 팀에 관심을 가질 수있는 많은 기능이 포함되어 있습니다. '팀워크 강화'와 '조직 전체의 원활한 공동 작업'을 목적으로 설계된 SharePoint는 2018 년 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템으로 선정되었습니다.
장점 : Microsoft 제품인 SharePoint는 다양한 가격대로 높은 수준의 보안 및 고객 지원을 제공합니다. SharePoint와 통합되는 Microsoft 제품의 전체 제품군을 고려할 때 기능은 거의 끝이 없어 보입니다.
단점 : 많은 리뷰에 따르면 SharePoint 전문 지식을 완전히 활용하려면 사용자 지정이 필요합니다. 이로 인해 소기업에서는 솔루션에 시간과 비용이 너무 많이 소요될 수 있습니다.
전체 SharePoint 리뷰를 참조하십시오.
로펌을위한 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템 : M-Files
법률 회사는 기밀 및 민감한 정보를 포함하는 많은 서류 작업을 처리하기 때문에 DMS를 선택할 때 추가로 고려해야 할 사항이 있습니다. ABA 저널의 기사에 따르면 ' 문서 관리 소프트웨어에 대한 법적 근거는 다음과 같습니다. , '로펌이 현재 사용하는 업무 관리 소프트웨어의 문서 관리 구성 요소는 문서가 많지 않은 업무 영역의 단독 업무 또는 소규모 회사에 충분할 수 있습니다. 그러나 방대한 양의 문서를 관리하는 소기업의 경우 기존 업무 관리 및 회계 소프트웨어와 잘 통합 될 수있는 독립형 시스템을 찾는 것이 매우 유용 할 수 있습니다. 혁신적인 기술, 보안, 데이터 컴플라이언스 지원 및 통합 능력으로 인해 로펌을위한 최고의 문서 관리 소프트웨어 / 시스템으로 선정 된 것은 M-Files입니다.
장점 : 스캔 기능, 구성 및 검색을위한 OCR, 액세스 제어와 같은 견고한 DMS 기능 외에도이 기술은 법률 회사에 계약 승인 워크 플로를 제공하고 eDiscovery를 지원합니다.
단점 : M-Files는 일부 경쟁 업체처럼 사전 구성된 패키지를 제공하지 않으므로 소규모 법률 회사가 필요한 기능을 얻는 데 드는 비용을 측정하기가 어렵습니다. 솔루션은 각 고객에 맞게 맞춤화되며 가격은 연간 $ 2,000 미만으로 시작됩니다.
채우기 M- 파일 검토를 읽으십시오.
기타 문서 관리 서비스
Best Of 카테고리에서 선택한 회사 외에도 검토 한 다른 회사는 다음과 같습니다.
Dokmee 문서 캡처 및 저장, 검색 및 검색, 파일 공유를 포함한 다양한 목적을 위해 설계된 안전하고 사용하기 쉬운 문서 관리 시스템으로 제공됩니다.
장소 문서 관리 제품군은 아키텍처, 엔지니어링 및 건설 회사에서 워크 플로, 정보 관리 및 글로벌 표준 준수를 위해 사용합니다.
DocuWare 클라우드 종이 프로세스를 디지털화하고 맞춤형 워크 플로우를 구성 할 수 있으며 ERP, CRM 및 기타 시스템과 통합됩니다.
Adobe Document Cloud PDF 생산성을위한 Acrobat DC와 통합 전자 서명을위한 Adobe Sign이 포함됩니다.
하이 테일 사업 , 이전 YouSendIt은 파일 공유 및 크리에이티브 협업 오퍼링으로 구성됩니다.
Ascencio ONLYOFFICE 클라우드 또는 사설 네트워크를 통해 온라인 문서 편집기 및 생산성 비즈니스 도구를 제공합니다.
Alfresco One Alfresco Software, Inc.는 문서 관리, 협업 및 프로세스 자동화를 포함하는 ECM (Enterprise Content Management) 플랫폼입니다.
방법론
우리는 DMS 제공 목록의 범위를 좁히기 위해 검색어, 소셜 트렌드 및 웹 조사에 대한 광범위한 검토를 활용했습니다. 우리는 DMS 사용 경험이 있고 고객의 콘텐츠 관리 또는 소프트웨어 구매 결정을 돕는 클라이언트 서비스 전문가를 인터뷰했습니다. 선택 범위를 좁히고 각 회사의 웹 사이트를 검토하고 데모를 보거나 평가판에 등록하고 서비스 유형, 가격 책정, 고객 서비스, 확장 성, 기능, 사용 편의성, 고객 리뷰, 비즈니스 및 기술 웹 사이트와 관련된 오퍼링을 구체적으로 비교했습니다. 리뷰 및 상. 누락 된 정보가 있으면 회사에 연락했습니다. 이 과정에서 우리는 정보 격차를 메 웠을뿐만 아니라 그에 대한 대응 속도와 철저 함을 평가했습니다.
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