전자 메일은 비즈니스 세계에서 가장 일반적인 문서입니다. 안타깝게도 많은 전자 메일이 잘못 작성되어 수신자가 전자 메일을 읽는 이유와 이에 대해 수행해야하는 작업을 파악하는 데 어려움을 겪어야합니다.
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다음은 작업을 완료하는 이메일을 작성하는 확실한 방법입니다.
1. 구체적인 결정을 염두에 두십시오.
이메일의 목표는 항상 받는 사람이 어떤 종류의 결정을 내 리도록합니다. 그렇지 않으면 왜 그것을 작성해야합니까?
따라서 글을 쓰기 전에 스스로에게 물어보십시오. 바로 그거죠 받는 사람이 어떤 결정을 내리기를 원합니까?
모든 비즈니스 글쓰기와 마찬가지로 모호함은 유용함의 반대입니다. 목표가 명확할수록 이메일이 더 설득력이 있습니다.
2. 결론을 작성하여 시작하십시오.
귀하의 결론은 귀하의 이메일 내용에 따라 수신자가 내리기를 원하는 결정에 대한 진술입니다.
학교에서 그들은 아마도 소개로 시작하고 결론으로 끝내도록 가르쳤을 것입니다. 잘못된.
비즈니스 세계의 어느 누구도 아이디어 개발을 헤매는 시간이 없습니다. 이메일의 이유를 즉시 말하지 않으면 그냥 넘어갈 가능성이 있습니다.
따라서 결론부터 시작합니다. 예를 들어, 상사가 사내 체육관을 승인하도록하는 것이 목표라고 가정 해보십시오.
잘못된:
짐,
아시다시피, 직원 결근은 일반적으로 회사와 업계의 다른 회사 모두에서 막대한 재정적 영향을 미치는 지속적인 문제로 인식됩니다. [야다, 야다, 야다] 그러므로 우리는 본사 시설에 체육관을 설치하기 위해 돈을 할당하는 것을 고려해야합니다.
권리:
짐,
사내 체육관 설치를 승인 해주세요.
3. 뒷받침하는 주장을 '소화 가능한 덩어리'로 구성하십시오.
결론을 말한 후에는 결론을 뒷받침하는 주장 (예 : 원하는 결정)을 정리하십시오. 당신의 주장을 '소화 적'으로 만들기 위해, 그것들을 작은 '덩어리'로 나누고 유사한 형식과 문장 구조로 각 요점을 제시하십시오.
잘못된:
최근에 발표 된 정부 보고서에 따르면 그룹 체력 단련은 실제로 이에 대한 헌신을 보여주는 회사가 거의 없지만 매우 중요합니다! 많은 기업이 체력을 저평가 된 경쟁 자산으로 인식하지만, 체력이 기업 및 개인의 경제적, 개인적 성공과 밀접한 관련이 있음에도 불구하고이 영역에서 개선 할 계획이 없습니다. 직장의 생산성을 높여주는 체력 문제를 해결하지 않으면 뒤처 질 것이라고 생각합니다.
권리:
사내 체육관은 :
-결석을 줄입니다.
-전반적인 생산성 향상.
4. 증거로 각 주장을 강화하십시오.
누구나 괄약근과 의견의 두 가지가 있다고합니다. 당신의 주장을 뒷받침하는 사실을 제공하지 않는 한, 당신의 이메일은 하나의 거인, 의견이되고 따라서 수신자의 눈에는 아마도 하나, 거인처럼 보일 것입니다 ... 글쎄 ..., 당신은 아이디어를 얻습니다. .
잘못된:
사내 체육관은 결근을 줄일 수 있습니다. 사람들은 집에 머무르기보다 일하러 가고 싶어하고 그렇게 많이 아프지 않을 것입니다.
권리:
-결석을 줄입니다. 1,000 개 기업을 대상으로 한 국립 보건원 (National Health Institute) 조사에 따르면 사내 체육관이있는 기업은 그러한 시설이없는 기업에 비해 결근 률이 20 % 적습니다.
5. 결론을 '행동 유도'로 반복하십시오.
전자 메일 끝에서 수신자가 취해야 할 다음 단계를 수신자에게 제공하는 방식으로 결론을 다시 설명합니다. 수신자가 이제 귀하의 주장과 증거의 힘에 근거하여 귀하의 결론에 동의한다고 가정합니다. 간단하고 구체적으로 유지하십시오.
잘못된:
이 프로젝트에 대한 귀하의 지원에 감사드립니다.
권리:
이 이메일에 귀하의 승인을 받아 회신하시면 프로세스를 시작하겠습니다.
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6. 제목에 이점을 붙입니다.
제목 (일명 '제목')은 이메일에서 가장 중요한 부분이므로 결론과 그 결론을 뒷받침하는 주장 및 증거를 모두 적어두고 마지막으로 작성해야합니다.
이상적으로 제목 줄은 두 가지 중요한 작업을 수행해야합니다. 1) 전자 메일을 열고 읽을 수 있도록받는 사람의 관심을 충분히 끌고 2)받는 사람이 수락하기를 원하는 결론을 암시합니다.
대부분의 경우 두 작업을 모두 수행하는 가장 좋은 방법은받는 사람이 내리기를 원하는 결정의 결과를 얻을 수있는 혜택 (또는 혜택)을 요약하는 것입니다.
잘못된:
주제 : 사내 직원 피트니스 프로그램의 건강 영향
권리:
제목 : 결근을 줄이는 방법
마무리를 위해 다음 두 개의 이메일이 있습니다.
잘못된:
받는 사람 : Jim@Acme.com
주제 : 사내 직원 피트니스 프로그램의 건강 영향
짐,
아시다시피, 직원 결근은 일반적으로 회사와 업계의 다른 회사 모두에서 막대한 재정적 영향을 미치는 지속적인 문제로 인식됩니다. 사내 체육관은 결근을 줄일 수 있습니다. 사람들은 집에 머무르기보다 일하러 가고 싶어하고 그렇게 많이 아프지 않을 것입니다. 따라서 우리는 본사 시설에 체육관을 설치하는 데 돈을 할당하는 것을 고려해야합니다. 이 프로젝트에 대한 귀하의 지원에 감사드립니다.
처녀
권리:
받는 사람 : Jim@Acme.com
제목 : 결근을 줄이는 방법
짐,
사내 체육관 설치를 승인 해주세요. 이것은 :
-결석을 줄입니다. 1,000 개 기업을 대상으로 한 국립 보건원 (National Health Institute) 조사에 따르면 사내 체육관이있는 기업은 그러한 시설이없는 기업에 비해 결근 률이 20 % 적습니다.
-생산성 향상. 우리 업계의 다른 회사보다 결근 률이 50 % 더 많으므로이 수를 20 % 줄이면 자동으로 생산성이 10 % 증가합니다.
이 이메일에 귀하의 승인을 받아 회신하시면 프로세스를 시작하겠습니다.
처녀
진지하게, 두 이메일 중 어떤 것이 당신의 의제를 앞으로 나아갈 가능성이 더 높다고 생각하십니까?
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