직원 매뉴얼 , 정책 및 절차 매뉴얼, 직원 핸드북 (당신이 부르고 싶은 것이 무엇이든)은 종종 직원과 고용주 모두에게 필요한 악으로 간주됩니다. 일반적으로 직원들이 명확하지 않고 잘 작성되지 않았으며 비즈니스에 특화되어 있고 대부분 부정성에 초점을 맞추는 경우 (즉,하지 말아야 할 일만 나열하면) 일반적으로 당황합니다. 한편 고용주는 일반적으로 잠재적 인 소송이 발생할 경우 자산을 다루는 방법과 관련하여 이러한 매뉴얼을 봅니다.
그러나 더 나은 방법이 있습니다.
전문가들은 중소기업이 회사의 정책을 긍정적 인 용어로 작성하여 소송으로부터 보호하고 직원들을 안심시키는 직원 매뉴얼을 만들 수 있다고 말합니다. 효과적인 정책 매뉴얼을 만들기 위해 고용주는 직원들에게 정보를 제공하고 행복하게 유지하고 회사의 비즈니스 목표를 달성하는 데있어 비즈니스에 중요한 것이 무엇인지 파악하는 데 시간을 투자해야합니다. 낸시 쿠퍼 (Nancy Cooper)의 노동 및 고용 그룹 회장은 다음과 같이 말합니다.``그것은 플레이 북 역할을 할 수 있고 직원들에게 기대되는 것에 대한 게임 규칙을 설명 할 수 있습니다. 가비 슈베르트 배러 , 오리건 주 포틀랜드에 본사를 둔 로펌.
'가치는 직원들이 자신에게 기대되는 것과 회사에서 기대할 수있는 것을 이해할 수 있다는 것입니다.'라고 전무 이사 인 Paul Rowson은 덧붙입니다. 직장에서의 세계 , 보상, 복리 후생, 직장 생활 및 통합 총 보상에 중점을 둔 글로벌 인사 협회입니다. 여기에는 급여 결정에 도달하는 방법, 성과에 대한 평가 방법, 회사가 병가 및 기타 혜택과 같은 것을 처리하는 방법, 회사가 직장 생활 프로그램을 보는 방법 및 분쟁시 처리 방법이 포함됩니다. ' 이러한 모든 문제를 핸드북에 적어두면 직원이 최선을 다할 수있게 해줄 수 있다고 그는 덧붙였다. 고용주가 그들을 부당하게 대할 것이라는 걱정없이 그는 덧붙였다.
그러나 그들이 말하는 것처럼 악마는 세부 사항에 있습니다. 직원 핸드북의 성공 여부는 무엇을 포함하고 정책을 어떻게 표현 하느냐에 달려 있습니다. 성공적인 플레이 북을 작성하는 첫 번째 규칙은 명확하고 이해하기 쉬운 방식으로 작성되어야하며 비즈니스 문화를 반영해야한다는 것입니다. 특정 정책은 법률에 따라 핸드북에 포함되어야합니다. 즉, 연방 요구 사항뿐만 아니라 지역 및 주 요구 사항에 대해 배우는 데 시간을 할애해야합니다. 고용주를 보호하기 위해 다른 정책이 핸드북에 있어야합니다. '정책의이면에있는 이유가 무엇이든 모든 것이 일관된 방식으로 시행되어야합니다.'라고 그녀는 덧붙입니다.
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다음 가이드는 법률에 따라 포함해야하는 사항, 법률 전문가가 모든 직원 핸드북에 포함해야하는 조항, 그리고 귀하와 귀하의 직원을 위해 작동하도록 직원 핸드북에 포함 할 수있는 기타 선택적 조항을 설명합니다.
직원 핸드북에 포함 할 내용 : 법률에서 요구하는 핸드북 조항
직원 핸드북을 작성하기 전에 비즈니스 리더는 법률에 포함해야하는 내용을 이해해야합니다. 또한 직원 핸드북을 설정하는 방법을 결정할 수 있습니다.
첫 번째 단계는 반드시 준수해야하는 연방, 주 및 지역 고용 법에 익숙해지는 것입니다. 일부는 회사 직원 핸드북에 게시해야하는 경우도 있습니다. 미국 노동부는 다음 웹 사이트에서 직장 문제에 영향을 미치는 연방법에 대한 정보를 고용주에게 설명합니다. www.dol.gov . 귀하의 비즈니스가 여러 주에서 운영되는 경우, 각 주에서 직원을 위해 다른 핸드북을 작성해야하는 법적 이유가있을 수 있습니다. Cooper는 '각 주마다 고유 한 고용 법이 있습니다. '주 수준의 많은 법률에서 핸드북에 있어야한다고 말합니다.'
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다른 문제도 직원 핸드북에 접근하는 방법에 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어, 제조 시설과 판매 및 연구 시설과 같은 다른 사업부가있는 경우 각 직원 그룹에 대해 핵심 핸드북을 동일하게 만들 수 있지만 특정 사업부에 대한 특정 정책을 포함 할 수 있습니다. 예를 들어, 하나의 사업 단위에 노조 또는 시간급 직원이있는 경우 Cooper는 말합니다.
직원 핸드북에 접근하는 방법을 결정한 후 법률에 포함해야하는 정책을 결정해야합니다. 일부 회사에서는 프로세스를 진행하는 데 도움이되는 소프트웨어 또는 템플릿을 제공합니다. 그러나 정책은 주마다 다를 수 있습니다. 법에서 요구하는 정책이 무엇인지 확실하지 않은 경우 인사 기관이나 고용 변호사에게 문의해야합니다. 많은 주 노동 부서는 또한 고용주를 위해 주에서 사업을 수행 할 때 준수해야하는 법률에 대한 목록을 웹 사이트에 게시하고 있으며 이는 직원 핸드북에 포함 할 내용을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.
법률에 따라 직원 핸드북에 포함해야하는 정책에는 다음이 포함될 수 있습니다.
- 가족 의료 휴가 정책 . 연방 정부의 가족 의료 휴가 법에 따르면 특정 규모의 고용주는 자녀를 출산하거나 돌보는 동안 12 개월 동안 최대 12주의 무급 휴가를 직원에게 제공하여 심각한 건강 상태를 가진 직계 가족을 돌봐야합니다. , 또는 직원의 건강 상태가 심각한 경우. 많은 주에서 무급 가족 휴가에 관한 자체 정책도 있습니다.
- 평등 한 고용 및 차별 금지 정책 . 미국 노동부는 많은 기업이 고용 및 승진에있어 차별 금지 및 평등 한 고용 기회 법률을 준수한다는 정보를 게시하도록 요구합니다.
- 근로자 보상 정책 . 많은 주에서는 근로자에게 근로자 보상 정책을 서면으로 통보하도록 요구합니다.
직원 핸드북에 포함되어야하는 다른 법률 중에는 장애 수용에 관한 정책, 병가에 대한 정책, 모유 수유에 대한 정책, 범죄 피해자 휴가 정책이 있습니다.
자세히 알아보기 : 직원 핸드북을 작성하는 방법
직원 핸드북에 포함해야 할 사항 : 모든 직원 핸드북에 포함해야하는 조항
모든 직원 핸드북에 있어야하는 몇 가지 일반적인 고지 사항이 있습니다.
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- 계약이 아님 . 핸드북은 단지 핸드북 일 뿐이며 지속적인 고용에 대해 어떠한 약속도하지 않는다는 점을 지적하는 것이 중요합니다. Cooper는 다음 문구를 권장합니다. '이 핸드북은 명시 적이든 묵시적이든 계약이 아니며 특정 기간 동안의 고용을 보장하지 않습니다. 우리는 우리의 고용 관계가 장기적이기를 바라지 만, 회사 나 귀하는 법적으로 허용되는 범위 내에서 사전 통지 여부에 관계없이 언제든지 관계를 종료 할 수 있습니다. '
- 핸드북은 이전 정책 문서보다 우선합니다 . 핸드북은 그것이 회사 정책에 대한 궁극적 인 단어임을 분명히해야합니다. Cooper는 다음과 같은 언어를 사용할 것을 제안합니다. '이 직원 핸드북은이 핸드북에서 다루는 주제에 대해 발행되었을 수있는 모든 메모 또는 서면 정책을 포함하되 이에 국한되지 않는 모든 이전 정책 및 절차를 대체하고 대체합니다.'
- 핸드북의 정책은 변경 될 수 있습니다. . 시간이 바뀌고 새로운 문제가 발생하고 수정해야 할 수도 있으므로 약간의 흔들림 공간을 남겨 두는 것이 중요합니다. Cooper는이 조항을 다음과 같이 제안합니다. '이 핸드북에 포함 된 정책은 지침 일 뿐이며 회사가 적절하고 필요하다고 판단하는 경우 변경 될 수 있습니다. 때때로 새로운 또는 수정 된 정책, 절차, 혜택 또는 프로그램에 대한 통지를받을 수 있습니다. '
- 직원 확인 페이지 . 귀하의 비즈니스를 보호하고 귀하의 회사가 이러한 법률을 준수하고 있음을 직원이 알고 있는지 확인하려면 직원이 서명하고 반환하는 확인 페이지를 포함하는 것이 중요합니다. 확인서에는 직원이 정책을 읽고 따르는 것이 자신의 책임임을 이해하고 있음을 명시해야합니다. '핸드북에서 분리 가능한 확인 페이지를 원합니다.'라고 Cooper는 말합니다. ‘서명을하면 직원의 인사 파일에 넣어야합니다.’
자세히 알아보기 : 도구 : 직원 핸드북 영수증 확인
직원 핸드북에 포함 할 내용
직원 핸드북을 작성하기 전에 시간을내어 비즈니스로서 중요한 것이 무엇인지 결정해야합니다. 직원들이 직장에있을 때 어떻게 나타나는지 관심이 있습니까? 직장에서 문자 메시지를하지 않기를 원하십니까? 그들이 회사에 대해 블로그를하는지 관심이 있습니까? 문제가 중요하고 직원의 행동에 대한 기대가있는 경우 정책에서 해결해야합니다.
'중요한 문제는 직장이나 운전 중에 휴대 전화를 사용하는 직원의 능력과 같은 것일 수 있습니다. 직원이 근무 시간 후에 채팅방이나 블로그에서 고용주에 대해 논의하는 적절한 방법 (또는 부적절한 방법) 처리 또는 직원들이 컴퓨터, 전자 메일 및 음성 메일을 사용하는 방식으로 인해 발생하는 문제를 해결할 수있는 고용주의 능력까지도 있습니다. '라고 Cooper는 말합니다. '기억해야 할 가장 중요한 것 중 하나는 핸드북이 비즈니스 방식을 반영해야한다는 것입니다. 정책을 작성하는 경우 정책 설정 제한이든 목표를 지원하는 정책이든 정책을 시행 할 준비를하십시오. 핸드북이 당신의 사업을 제대로 반영해야합니다. '
또한 핸드북에 어떤 음색을 적용할지 결정해야합니다. 많은 핸드북은 부정적인 'shall not'관점에서 작성됩니다. 그러나 가장 효과적인 매뉴얼 중 일부는 긍정적 인 관점에서 작성된 것입니다. 쿠퍼는“근로자들은 과도한 결근과 같은 문제를 일으키는 행동이 어떤 것인지 알아야하지만 처벌에 초점을 맞춘 정책을 작성할 필요는 없습니다.
다음은 직원 핸드북에 포함 할 수있는 섹션에 대한 지침입니다.
1. 회사 연혁 . 필수는 아니지만 회사의 역사와 사명을 설명하는 간단한 섹션은 직원 핸드북의 분위기를 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다. Rowson은이 섹션에 회사의 사명 선언문, 존재 이유, 고객, 시장에서의 위치 등을 포함 할 수 있다고 말합니다. '회사 역사를 이해하기 위해 설립자에 대해 이야기 할 수 있습니다. 또는 문화 '라고 Rowson은 말합니다. 사람들이 궁극적으로 누구를 위해 일하고 있는지 아는 것처럼 느끼도록 리더십 팀에 대한 토론을 추가 할 수 있습니다. ' Cooper는이 섹션에서 직원들에게 귀하의 분야에서 최고 달러를 지급하겠다고 약속하는 것과 같이 회사가 경제적으로 어려움에 처할 경우 유지하기 어려울 수 있다는 약속을하지 않도록주의합니다.
2. 유급 휴가 정책 . 이 섹션에서는 휴가 시간을 얻는 방법 및 휴가를 예약하는 방법과 같은 회사의 휴가 정책에 대해 설명합니다. 또한 회사가 휴무하는 공휴일을 포함하여 회사가 준수하는 공휴일을 명시해야하며, 회사가 공휴일에 영업을 유지하는 레스토랑 또는 기타 비즈니스 인 경우 직원이 공휴일 근무에 대한 보상을받는 방법을 명시해야합니다. 병가, 가족 의료 휴가 및 기타 유형의 휴가 (예 : 군인 휴가)를 해결하고자 할 수도 있습니다.
3. 직원 행동 . 이 제목 아래에서 출석 정책, 식사 시간 및 휴식 시간, 직원 행동에 대한 일반적인 기대 사항에 대해 논의 할 수 있습니다. 여기에는 직원 괴롭힘 차별에 대한 정책, 흡연 금지, 약물 남용 정책, 직원이 인터넷이나 이메일을 사용하는 방법, 복장 규정 (후자의 경우)을 명시하는 것이 포함될 수 있습니다. 직원이 갈등 해결을 처리하는 방법을 언급 할 수 있습니다. 이 섹션은 본질적으로 매우 일반적입니다. '너무 자세하게 다루지 마세요.'Cooper는 말합니다. '허용되는 모든 것의 세탁 목록을 원하는 것은 인간의 본성이지만, 당신도 무언가를 잊게되는 것은 인간의 본성입니다.'
4. 지불 및 프로모션 . 지불 방법을 설명하고 직원에게 매주 또는 2 주마다 지급되는지 여부를 알려줍니다. 여기에서 초과 근무 정책을 명시하고, 근무 시간을 정의하고, 급여 등급 구조를 논의하여 사람들이 계층 구조에서 자신이 어디에 적합한 지 알 수 있도록합니다. '누군가를 고용 할 때 마지막으로하고 싶은 일은 월급이 언제 도착할지 놀라게하는 것입니다.'라고 Rowson은 말합니다. '사람들에게 얼마나 자주 지급받을 것인지, 어떻게 지급받을 것인지, 직접 입금을 제공합니까, 1 년에 몇 번의 급여 기간이 있는지 알려주고 싶습니다.' 또한 직원이 보너스 또는 스톡 옵션을받을 수 있는지 여부와 성과 평가 프로세스의 작동 방식을 포함하여 제공하는 보상 패키지 유형에 대해 이야기 할 수 있습니다. Cooper는 승진을위한 회사 정책을 설명하는 경우 회사와 관리자 모두 해당 정책에 동의해야한다는 점을 기억해야한다고 경고합니다. '대부분의 기업이 실수를하는 곳입니다.'라고 그녀는 말합니다. '그들은 너무 많은 것을 약속하고 자신의 정책을 따르지 않습니다.'
5. 이점 . 이 섹션에서는 직원에게 의료, 치과, 안과, 생명 보험 등과 관련하여 제공하는 혜택에 대한 일반적인 개요를 제공하지만 특정 회사와 특정 정책에 대해 논의하지 마십시오. Cooper는 '혜택이 자주 변경 될 수 있습니다. 아마도 핸드북보다 더 자주 변경 될 수 있습니다. 정규직 직원 만 또는 시간제 직원에게 비례 배분 된 복리 후생 패키지가 제공되는지 여부에 관계없이 자격이있는 사람에 대해 이야기하십시오. 수혜 자격 기준, 혜택에 등록 할 수있는시기, 그리고 결혼이나 출산과 같은 혜택을 변경할 수있는 중요한 인생 사건이 무엇인지 나열하십시오.
모든 정보를 직원 핸드북에 모은 후 직원에게 배포하기 전에 문서를 확인하십시오. 가능하다면 변호사가 핸드북 준비에 참여해야합니다. 쿠퍼는 '고용주가 돈을 저축하려고한다면, 그들이해야 할 최소한의 조치는 일단 정리 된 후에 변호사의 검토를받는 것입니다.'라고 말합니다. 그 검토는 직원 핸드북에 정의 된 (또는 정의되지 않은) 직원 행동과 관련된 향후 소송을 피하는 데 도움이 될 것이라고 덧붙였습니다.
자세히 알아보기 : 소셜 미디어 정책이 필요합니까?
플립 또는 플롭에서 tarek은 어떤 국적입니까?
직원 핸드북에 포함 할 내용 : 권장 링크
인적 자원 관리 학회
http://www.shrm.org
SHRM은 140 개 이상의 국가에서 250,000 명 이상의 회원을 대표하는 인적 자원 관리에 전념하는 세계 최대의 협회입니다.
미국 노동부
http://www.dol.gov
노동부 웹 사이트의 연방 노동법 가이드는 직원 핸드북의 기본 사항을 다루고 있는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.
중소기업 핸드북
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
노동부 산업 안전 보건국의 중소기업 용 핸드북은 고용주가 직원에게 안전하고 건강한 직장을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.
무료 모델 핸드북
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com은 무료 모델 핸드북을 제공합니다. Alexander Hamilton Institute의 Complete Policy Handbook ($ 100)은 주별 지침에 따라 편집 가능한 정책이 포함 된 CD-ROM입니다. 그리고 Policies Now는 Q & A 마법사를 사용하여 매뉴얼을 사용자 정의하는 데 도움이되는 디럭스 프로그램 (hrtools.com; $ 199)입니다.
직장에서의 세계
http://www.worldatwork.org
이 글로벌 인적 자원 협회는 조직이 재능있는 인력을 유치하고 동기를 부여하고 유지하는 데 도움이되는 보상, 복리 후생, 직장 생활 및 통합 총 보상에 중점을 둡니다.
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