직원 제안 시스템

'직원 제안 제'라는 용어는 기업이 비용 절감, 제품 품질, 업무 효율성, 고객 서비스, 근로 조건 개선 등을 위해 직원의 의견을 구하고 활용하기위한 다양한 노력을 의미합니다. 이러한 노력은 단순한 제안 상자를 공통 영역에 배치하는 것부터위원회와 함께 공식 프로그램을 실행하여 채택 된 아이디어와 보상을 검토하는 것까지 다양합니다. 생성 된 아이디어는 커피 룸에 냉장고를 두는 것과 같은 단순한 업무 삶의 질 향상에서부터 모든 영업 사원의 휴대폰을 개별 계약에서 그룹 계약으로 전환하는 것과 같이 회사를 연간 수천 달러를 절약 할 수있는 더 큰 간소화 문제에 이르기까지 다양합니다. 할인 업체와 함께. '제안 프로그램은 윈윈 상황을 만듭니다.'Kate Walter는 다음과 같이 썼습니다. HR 매거진 . '직원에 대한 더 많은 참여와 입력, 고용주의 효율성 및 비용 절감 향상.'

'효과적인 제안 시스템을 구축 한 기업들은 직원들이 비용을 낮추고, 수익을 늘리고, 효율성을 높이거나, 더 높은 품질을 생성 할 수있는 훌륭한 아이디어를 가지고 있다는 것을 알게되었습니다.'라고 저자 인 Charles Martin은 말했습니다. 직원 제안 시스템 : 생산성 및 이윤 증대 . '직원들은 팀으로서 더 잘 협력하고 종종 팀으로 아이디어를 제출합니다. 그리고 그들은 자신의 직업의 범위를 넘어서 관리자처럼 생각하기 시작합니다. '

일부 기업은 직원과 경영진 사이에 열린 관계를 구축하기 때문에 개선 아이디어가 명시 적 프롬프트없이 비공식적으로 나타날 것이라고 가정합니다. 그러나 전문가들은 공식적인 제안 시스템이 직원들이 자신의 직업에 대해 진정으로 생각하고 회사 운영에 참여하고 싶어하도록 장려한다고 지적합니다. 공식적인 제안 시스템을 통해 직원들은 자신의 아이디어가 소중하다는 것을 알 수 있습니다. 이러한 시스템은 동기 부여를 높이고 직원 간의 충성도와 팀워크를 촉진 할 수도 있습니다. 그리고 이러한 혜택은 직원 제안 시스템이 회사의 수익에 미칠 수있는 긍정적 인 영향에 추가됩니다. '진짜 전문가가 그 일을하는 사람이라는 것을 부인할 수 없습니다. 따라서 개선을 추구 할 때 가장 좋은 곳입니다. '라고 제안 시스템 개발 센터의 컨설턴트 인 Tomas Jensen은 다음과 같이 말했습니다. HR 매거진 . '회사의 가장 큰 자산 인 인적 자원에 귀를 기울임으로써 수백만 달러가 절약되고 있습니다.' Wells는 EIA (Employee Involvement Association)의 연구에 대해 계속해서 45 만 명이 프로그램에 참여한 47 개 회사에서 2003 년 6 억 2,400 만 달러 이상을 절약했습니다.

성공적인 제안 시스템의 요소

'성공적인 제안 시스템의 목표는 작업 프로세스와 제품의 개선을 위해 모든 직원의 아이디어와 창의적 사고의 저장소를 활용하는 것입니다.'라고 Robert F. Bell은 다음과 같이 썼습니다. IIE 솔루션 . 이를 위해서는 프로세스에 대한 모든 사람의 적절한 이해, 시스템에 대한 관리 지원, 격려와 의미있는 보상, 균열을 통과하지 못하도록하는 구조가 필요합니다. ' 성공적인 직원 제안 시스템의 요소는 관리 지원, 프로그램 구조, 프로그램 가시성 및 승진, 인정 및 보상의 네 가지 주요 영역으로 나눌 수 있습니다.

경영 지원

성공적인 직원 제안 시스템의 첫 번째 요소는 최고 경영진의 동의를 입증하는 것입니다. 관리자는 원하는 결과를 얻으려면 프로그램에 대한 열정과 헌신을 보여야합니다. 중소기업 소유자는 회사에 대한 자신의 비전을 직원과 공유하는 것으로 시작할 수 있습니다. 회사의 전반적인 사명을 이해하는 직원은 회사가 목표를 달성하는 데 도움이 될 가치있는 아이디어를 제출할 가능성이 높습니다. 다음 단계는 라인 관리자가 제안 시스템을 지원하고 위협을 느끼지 않도록하는 것입니다. 관리자가 회의에서 주제를 자주 제기하고 직원 제안의 긍정적 인 결과를주기적인 진행 보고서에 통합하는 것도 중요합니다. 관리자는 일반적인 전략 계획 책임에 해당하는 아이디어에 대해 일반적으로 보상을받지는 않지만 스스로 제안을 제출하도록 권장해야합니다.

프로그램 구조

성공적인 직원 제안 시스템의 다음 요소는 구조입니다. 전문가들은 단일 관리자와 함께 프로그램 개발 및 구현을 담당 할 것을 권장합니다. 이 사람은 조직의 모든 부분에서 다양한 인구 통계 그룹을 대표하는 직원으로 구성된위원회를 선택하여 다양한 단계를 관리하는 것부터 시작해야합니다. 그런 다음 관리자 및 직원위원회는 제안을 제공하는 직원의 노력을 안내하는 명확한 규칙을 개발해야합니다. 제안 프로그램은 직원이 자신의 업무 경험의 한도 내에서 합리적인 제안을하도록 장려 될 때 더 성공적인 경향이 있습니다. '실제 목표는 가능한 한 많은 아이디어를 생성하고 시간이 지남에 따라 피드백과 격려를 통해 제안의 품질을 향상시키는 것입니다. 제안 프로그램의 모든 측면을 포괄하는 명확한 정책 성명을 개발하고 관리자와 직원 모두가이를 이해하도록하는 것이 중요합니다. 직원들이 프로세스를 공개적이고 상반된 것으로 본다면 아이디어가 어떻게 검토되고 보상되는지에 대한 의심을 제거하는 데 도움이 될 것입니다.

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프로그램 가시성

성공적인 직원 제안 프로그램의 또 다른 중요한 요소는 가시성입니다. 결국 직원들이 알지 못하면 프로그램에 참여할 것으로 기대할 수 없습니다. 전문가들은 발표, 뉴스 레터, 파티 등을 통해 매우 공개적으로 제안 프로그램을 시작할 것을 권장합니다. 직원들은 경영진이 모든 제안을 충분히 고려하고 적시에 최선의 조치를 취할 계획이라는 생각을 떠올려 야합니다. 제안 시스템 자체도 널리 알리고 홍보해야합니다. 가능한 시스템의 예로는 서면 양식이있는 친숙한 제안 상자가 있습니다. 아이디어와 결과를 게시하는 구식 게시판; 직원이 제안에 전화 할 수있는 특별 무료 전화선; 전자 메일 또는 전용 웹 사이트에 게시를 기반으로하는보다 정교한 시스템. 일단 시스템이 도입되면 직원들의 관심을 유지하기 위해 지속적인 홍보 활동을 후속 조치하는 것이 중요합니다.

인정과 보상

성공적인 직원 제안 시스템의 또 다른 중요한 요소는 참가자를 인정하고 좋은 아이디어에 대한 보상을 제공하는 것입니다. 직원이 제출 한 아이디어가 경영진으로부터 빠르고 사려 깊은 응답을 받으면 제안 프로그램에 참여할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 전문가들은 아이디어 수신이 확인되는 시간표를 설정할 것을 권장합니다 (전자 시스템의 경우 24 시간에서 기존 시스템의 경우 1 주일). 그런 다음 직원들은 자신의 아이디어를 채택할지 여부를 30 일 이내에 알려야합니다. 아이디어가 사용되지 않는 경우에도이를 제출 한 직원은 프로그램 참여에 대해 감사해야합니다. 제안 시스템에 처음으로 아이디어를 제출 한 직원들에게 티셔츠, 펜, 우산 등 작고 가시적 인 보상을 제공하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

제안 시스템의 성공을 보장하기 위해 사용 된 제안과 회사에 대한 긍정적 인 영향을 알리는 것도 중요합니다. 이를위한 한 가지 방법은 일년 내내 제안을 한 사람들을 기리는 연례 만찬을 개최하는 것입니다. 또한 많은 기업들이 비용 절감 또는 프로세스 개선으로 이어지는 직원 아이디어에 대한 보상 시스템을 구축합니다. 예를 들어, 일부 회사는 연간 이익 공유 프로그램의 일환으로 직원 제안 시스템에서 제공하는 모든 절감액의 일부를 분배합니다. 전문가들은 동료 직원들 사이에 질투와 분노를 일으키지 않고 귀중한 직원 기여를 인정하는 적절한 보상 시스템을 개발하는 것이 복잡 할 수 있음을 인정합니다. 일부는이 작업이 직원 자문위원회에 위임 될 수 있다고 제안합니다. 핵심은 보상을 설정할 때 금전적 가치뿐만 아니라 혁신과 독창성과 같은 요소를 기반으로 아이디어를 평가하는 것입니다.

제안 시스템이 실패하는 일반적인 이유

'일부 회사에서는 직원들이 많은 유용한 아이디어를 고위 경영진에게 보냅니다. 다른 곳에서는 건의함 바닥에 먼지가 묻어 있습니다. 임원 여성 . '차이점이 뭐야? 직원들의 자질이 아니라 그들이받는 리더십의 자질입니다. ' 제안 시스템이 직원들 사이에서 긍정적 인 반응을 얻지 못하는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 그의 기사에서 IIE 솔루션 , Bell은 제안 시스템을 구현하고 관리 할 때 회사가 경험하는 몇 가지 일반적인 문제를 설명했습니다.

예를 들어, 직원은 경영진이 자신의 아이디어에 진정으로 관심이 없다고 생각하면 제안을하는 것을 꺼릴 수 있습니다. 회사가 미지근한 제안 초대 만하거나 위협적으로 인식 될 수있는 분위기를 조성한다면 직원들의 제안은 나오지 않을 것입니다. 경영진이 누가 프로그램에 참여하도록 초대 받았는지 불분명하거나 참여에 대해 너무 많은 엄격한 규칙을 설정 한 경우 회사는 제안을 도출하는 데 유사한 문제를 경험할 것입니다.

직원 제안 시스템의 다른 일반적인 문제는 제안에 대한 경영진의 반응과 관련이 있습니다. 직원은 제안에 대해 느리게 응답하거나 응답이없는 경우 프로그램에 참여할 가능성이 낮습니다. 제안의 수락 또는 거부에 대한 명확한 설명이 없거나 직원이 경영진이 어떤 제안을 승인해야하는지 편향된 판단을하고 있다고 인식하는 경우 제안 시스템도 실패합니다. 마지막으로 제안 시스템은 좋은 아이디어에 대한 보상이 일관성이 없거나 예측할 수없는 경우 조직에 문제를 일으키는 경향이 있습니다.