일부 기업가에게 회의는 운동과 동일하며 재미는 없지만 필요하다는 것을 알고 있습니다. 때로는 회의가 빠르고 정확한 경우도 있고 하루 중 좋은 시간을 보내는 경우도 있습니다. 그러나 회의가 얼마나 오래 지속 되더라도 가장 중요한 것은 회의에서 무엇을 얻는가입니다.
충족해야 할 기한, 완료해야 할 작업 및 전체 팀이 관리해야합니다. 시간은 돈이며 제대로 처리하지 않으면 회의에 귀중한 시간이 많이 소모 될 수 있습니다. 팀 회의를 최대한 활용하기 위해 귀하와 귀하의 직원은이 5 단계 가이드를 따를 수 있습니다. 귀하와 귀하의 팀이보다 생산적인 회의를 더 자주 이끌 것임을 금방 알아 차릴 것입니다.
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1. 의제를 개발하고 배포합니다.
회의 의제를 미리 준비하면 탄탄한 계획을 세울 수 있습니다. 회의가 끝날 때 논의하고 싶은 모든 중요한 항목과 달성하고자하는 목표를 나열 할 수 있습니다. 간결하게 만들고 알고 싶은 내용을 빈칸에 채우십시오.
의제 뒷면에 작업 항목에 대해 번호가 매겨진 공백 목록을 만들 수 있습니다. 이를 통해 회의 참석자는 회의 결과로 조치를 취해야하는 모든 것을 적을 수 있으며 모든 것을 한 곳에 보관할 수 있습니다.
의제가 확정되면 팀에 보냅니다. 그들은 당신이 토론하고 싶은 것이 무엇인지, 어떤 질문이 있을지, 그리고 그들이 제기하고 싶은 아이디어 나 우려의 종류를 정확히 볼 수있을 것입니다. 의제는 모든 사람이 회의 중에 무엇을 기대하고 무엇을 기대할 수 있는지에 대해 체계적으로 느끼도록 도와줍니다.
2. 의제를 중심으로 계획하십시오.
의제는 단순히 토론 포인트 목록입니다. 회의 전에 모든 사람이 의제를 검토하여 각 항목 옆에있는 질문, 답변 또는 조언 목록을 준비하는 것이 중요합니다. 이것은 모든 사람이 주제에 대해 계속 논의하고 의제에 대한 다음 항목으로 이동하기 전에 논의해야 할 모든 것을 논의합니다.
각 주제의 끝에서 모든 사람에게 질문하십시오. '다음으로 넘어 가기 전에 질문이 있습니까?' 정보가 모든 사람의 마음에 여전히 신선한 상태에서 다른 질문을 제기 할 수있는 기회입니다.
3. 매 회의 전에 '어둡게'이동하십시오.
팀이 자신의 의제를 가지고 '어둡게'진행하거나 산만 함에서 벗어나 업데이트 및 새로운 아이디어를 테이블에 가져 오는 데 집중하도록 권장합니다. 예를 들어, 브레인 스토밍 회의를하기로 결정한 경우 모든 사람에게 회의 직전에 10-15 분 동안 브레인 스토밍을하여 토론 할 아이디어 목록을 준비하도록 요청하십시오. 빠른 참조 가이드로 의제 사본에 아이디어와 메모를 추가 할 수도 있습니다.
이를 통해 귀하와 귀하의 팀은 회의에 바로 참여하고 테이블을 돌아 다니면서 아이디어를 논의 할 수 있습니다. 다음 사람이 발언 할 때까지 오랜 시간을 기다리는 대신 모든 사람이 아이디어를 통해 이야기 할 준비가되어 있으며 같은 날 최선의 조치를 결정할 수있는 훨씬 더 많은 기회를 갖게됩니다. 회의실의 에너지는 전염성이 있으며 이러한 회의가 얼마나 더 생산적인지 알게되어 기뻐할 것입니다.
4. 외부의 산만 함을 제거하십시오.
회의는 중요한 문제를 논의하기 위해 일정 시간을 할애하기 위해 만들어집니다. 휴대 전화 나 노트북과 같은 외부 방해물을 가져 오지 않도록하여 그 시간을 존중하십시오. 그렇지 않으면 동료들은 당신이 타이핑하거나 계속해서 전화를 확인하는 것을 보는 것이 무례하거나 무례하다고 생각할 수 있습니다.
그러나 일부 사람들은 메모를 작성하거나 이메일을 계속 시청하기 위해 전자 장치가 필요할 수 있으므로 시끄러운 알림이 울리지 않도록 무음 설정으로 유지해야합니다. 또한 전자 장치를 가져 오는 경우 회의 시작시 모든 사람에게 전자 장치를 사용하여 메모를 할 것이라고 말하십시오. 장치를 가져 오거나 사람들에게 장치를 가져 오는 이유에 대해 미리 경고하지 않으면 동료가주의를 기울이고 있는지 궁금해하는 것을 방지 할 수 있습니다.
5. 핵심 요약을 반복하여 회의를 종료합니다.
회의의 리더로서 모든 회의의 마지막 5 분을 사용하여 주요 요점을 신속하게 요약하십시오. 이를 통해 가장 중요한 정보를 명확하게 확인할 수 있습니다. 다음 회의까지 모든 사람이해야 할 일이나 발표를 반복하는 것은 회의를 마무리하고 모든 사람이 계속 업무를 수행 할 수있는 좋은 방법입니다.
회의에서 가치를 얻는 것이 최우선 과제 여야하며 전화 나 이메일로 빠르게 논의 할 수있는 사항에 대한 회의가 없어야합니다. 회의가 중요한 토론 주제와 높은 생산성을 위해 설정되었는지 확인하십시오. 팀이이 시간을 현명하게 사용하여 함께 작업하고 프로젝트를 원활하게 진행하도록 도와주세요.
