최근 밀레 니얼 세대의 전화 회피 추세가 모든 연령대의 사람들에게 빠르게 확산되고 있음을 알게되었습니다. 스마트 폰에서 시작되었습니다. 문자 메시지 대신 음성 메일을 남기고 전체 대화가 이제 엄지 손가락으로 이루어집니다. 누군가에게 전화하는 것은 이제 의사 소통 우선 순위 목록에서 낮아지고 심지어 자주 비난받습니다.
확실히 서면 의사 소통에는 장점이 있습니다.
- 다른 사람이 있는지 여부에 관계없이 메시지를 얻을 수 있습니다.
- 시간대 나 수면 패턴에 대한 걱정없이 대응할 수 있습니다.
- 원치 않는 수다스러운 험담으로 시간을 낭비 할 필요가 없습니다.
그러나 전화는 문자와 이메일이 결코 극복 할 수없는 이점이 있습니다. 이는 여전히 비즈니스 에티켓을위한 중요한 도구이며 오늘날의 커뮤니케이션 환경에서도 동일하게 고려되어야합니다. 다음은 전화 통화가 가장 효과적인 10 가지 시나리오입니다.
1. 즉각적인 대응이 필요한 경우
문자 나 이메일의 문제는 누군가가 당신에게 언제 돌아올 지 결코 알 수 없다는 것입니다. 당신은 상대방이 당신의 메시지를 기다리고 있다고 생각하는 것을 좋아하지만 항상 사실은 아닙니다. 요즘 누군가가 울리는 전화에서 당신의 이름을 볼 때, 그들은 당신이 그들과 대화하기 위해 추가 노력을하고 있다는 것을 압니다. 물론 그들이 정말로 바쁘거나 회의 중이거나 수면 중이거나 숨어있는 경우 발신자 ID가 알려주고 거의 확인하지 않는 음성 메일로 이동합니다. 적어도 이제는 진심 어린 감정으로 자신을 표현할 수 있습니다 .
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두. 여러 사람과 복잡 할 때
제 아내 Van은 최근 저를 위해 해외 계약을 조정하고 있었고 물류에 관련된 여러 시간대에 6 명의 직원이있었습니다. 더 많은 혼란을 불러 일으키는 다섯 번의 비밀스러운 전자 메일 대화 후에 그녀는 말 그대로 컴퓨터를 향해 소리를 지르고있었습니다. 마지막으로 전화 회의를 제안했습니다. 30 분 만에 모든 질문에 답하고 모두가 정렬되었으며 Van은 좌절에서 안도감을 느꼈습니다. 그녀는 이제 새로 채용 된 전화 옹호자입니다.
삼. 민감성으로 인해 기록을 원하지 않을 때
누가 이메일이나 문자를 보게 될지 모릅니다. 사실, 전화 통화는 녹음 될 수 있지만 대부분의 주에서는 사전 통지 나 판사의 명령 없이는 합법적으로 불가능합니다. 메시지가 다른 사람의 손에 전달되는 것이 절대적으로 편하지 않다면 재량권이 필요한 대화에 전화를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
네. 감정 톤이 모호하지만 그렇게해서는 안되는 경우
때로는 웃는 얼굴만으로는 실제 감정을 전달할 수 없습니다. 이모티콘은 감정적 맥락을 광범위하게 구성하는 데 도움이되지만, 사람들의 감정이 위태로울 때 여러분이 어디에서 왔는지 정확히들을 수 있도록하는 것이 가장 좋습니다. 그렇지 않으면 자연스럽게 최악의 상황을 가정 할 것입니다. .
5. 일관된 혼란이있을 때
대부분의 사람들은 긴 이메일을 쓰는 것을 좋아하지 않으며 대부분은 읽는 것을 좋아하지 않습니다. 따라서 혼란을 일으키는 세부 사항이 많을 때 전화 통화가 효율적으로 작동하여 명확성을 제공합니다. 우선, 분당 약 150 개의 단어를 말할 수 있으며 대부분의 사람들은 그렇게 빨리 입력하지 않습니다. 둘째, 질문은 상황에 맞게 답변 할 수 있으므로 끝없이 앞뒤로 질문과 답변이 끝나지 않습니다.
6. 나쁜 소식이있을 때
이것은 분명해야하지만 슬프게도 많은 사람들이 어려운 소식을 공유하는 데 비겁하게 접근 할 것입니다. 그런 냉담한 사람이되지 마십시오. 당신이 아닌 다른 사람에 대해 이야기하십시오. 그들이들을 수있는 공감으로 상황을 인간화하십시오.
7. 매우 중요한 소식이있을 때
좋든 나쁘 든, 정보에 중요성이 있다면 수신자는 이중 느낌표 이상의 중요성을 이해해야합니다. 대부분 즉각적인 질문이있을 것이며 원치 않는 결론을 방지하기 위해 컨텍스트를 제공 할 준비가되어 있어야합니다. .
8. 스케줄링이 어려운 경우
동료의 비서가 사용 가능한 날짜와 시간을 찾으려고 여러 번왔다 갔다하다가 마침내 그녀에게 전화를 걸었습니다. 이제 그녀가 내 이메일을 읽을 때 시간이 채워 질까 봐 걱정할 필요가 없습니다. 우리는 달력을 손에 들고 5 분 만에 3 일 동안 우리를 화나게했던 일을 완료했습니다. 그날 늦게 나는 내 미식가 친구 중 한 명이 Open Table을 사용하여 좌절감을 느끼는 20 분을 보내는 것을 보았고 마침내 레스토랑에 전화를 걸도록 제안했습니다. 3 분 후 그는 예약을하고 약간 당황한 미소를지었습니다.
9. 교환에 분노, 공격, 갈등의 힌트가있을 때
작성된 메시지는 종종 잘못된 방식으로 받아 들여질 수 있습니다. 어떤 종류의 문제를 암시하는 메시지가 표시되는 경우 더 비 감정적 인 의사 소통으로 훼손되지 않도록하십시오. 통제 불능 상태가되기 전에 전화를 들고 문제를 해결하십시오.
10. 개인적인 접촉이 도움이 될 때
누군가와 감정적으로 연결하고 싶고 대면이 불가능할 때마다 전화를 사용하십시오. 그들이 당신의 목소리에 대한 관심과 당신의 마음에 감사하는 것을 듣게하십시오.
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모린 맥필미와 제프리 그로스
