클라우드 컴퓨팅 완전히 새로운 개념이 아닙니다. Google Apps는 모든 기업이 속도, 접근성 및 저장 용량을 활용할 수 있도록 기술을 확실히 개선했습니다. Gmail, Google 캘린더 및 Google 문서 도구와 같이 널리 사용되는 상표가 포함 된 Google Apps 제품군은 직원 간의 워크 플로를보다 유동적으로 만들고 고객 및 고객과 더 나은 상호 작용 방법을 제공 할 수 있습니다. 다음 가이드에서는 회사 운영을 개선하기 위해 Google Apps를 구현해야하는 이유와 방법을 강조합니다.
Google Apps를 사용하여 비즈니스를 개선하는 방법 : Google Apps를 사용하는 이유
Google Apps for Business가 Microsoft Office와 같은 기존 데스크톱 소프트웨어에 비해 즉각적인 이점 중 하나는 비용 효율성입니다. 연간 50 달러에 불과한 Google Apps 제품군에는 무제한의 사용자 계정, 모든 Google 애플리케이션에 대한 액세스, 직원당 25GB의 이메일 저장 용량, 연중 무휴 고객 지원, 99.9 % 네트워크 가동 시간 보장이 포함됩니다. (또한 제한된 양의 네트워크 보안 및 사용자 계정과 더 적은 수의 앱 및 스토리지를 갖춘 무료 버전도 있습니다.) 대부분의 비즈니스 및 IT 소프트웨어와 비교하면 구매 당 라이선스 수가 제한되어 있습니다 (필수 사항은 말할 것도 없습니다). 시스템을 호스팅하기위한 외부 서버), Google Apps는 예산에서 몇 달러를 추가로 줄이는 데 핵심이 될 수 있습니다.
인디애나 폴리스에 본사를 둔 콘텐츠 개발 회사 인 Raidious의 운영 부사장 인 Brian Wyrick은 '회사의 모든 사람을 위해 Microsoft Office 사본을 구입하면 이미 수만 달러를 절약하고 있습니다. Wyrick은 비용 절감과 함께 Raidious가 Google Apps 제품군을 채택했다고 말합니다. Raidious는 전국 각지의 디자이너와 제작자에게 제공되는 접근성 때문에 Google Apps 제품군을 채택했습니다.
Wyrick은 '유틸리티는 모든 신생 기업에게 유용합니다. IT 직원이 액세스 권한을 부여 할 필요없이 전화로 신입 사원과 대화 할 수 있고 웹 프로그램을 설정할 수 있다는 것은 대단하다. '
Google Apps의 또 다른 이점은 각 애플리케이션이 서로 통합 할 수 있다는 것입니다. 캘리포니아에 기반을 둔 인터넷 광고 회사 인 Toluca Lake의 소유주 인 Ken Hayes가 감사하게 생각하는 기능입니다. 'Google Apps의 장점은 비즈니스에 대해 하나의 기본 계정을 설정할 수 있고 이메일, 캘린더 및 웹 사이트가 모두 연결되어 있다는 것입니다.'라고 그는 말합니다. '물론, 더 나은 이메일이 있지만 구글처럼이 모든 것을 하나로 묶는 방법을 알아 낸 사람은 아무도 없습니다.'
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Google Apps를 사용하여 비즈니스를 개선하는 방법 : Gmail을 통한 내부 커뮤니케이션 간소화
Gmail이 처음 등장했을 때 개인 이메일 클라이언트는 겉보기에는 바닥이없는 저장 용량과 초고속받은 편지함 검색 기능으로 찬사를 받았습니다. 그러나 Google Apps의 통합으로 인해 Gmail의 많은 기능이 기업에서도 효율적으로 작동합니다. 다시 말하지만, Gmail의 가장 유익한 특성 중 하나는 클라우드 요소입니다. 걱정할 번거로운 소프트웨어가 없기 때문에 연락처 나 메시지를 기기에 다운로드하지 않고도 어디서나 직원이 Gmail에 액세스 할 수 있습니다.
'Gmail의 가장 큰 장점 중 하나는 브라우저 기반이라는 것입니다.'라고 Wyrick은 말합니다. '우리는 전화와 IMAP 클라이언트를 통해 연결합니다. '여기에 Outlook이 설치되어 있습니다.'라고 말할 필요가없는 기능입니다.
Gmail의 스레드 대화는 동료 간의 메시지를 단순화하는데도 도움이됩니다. 예를 들어 전자 메일에서 여러 당사자가 참조로 지정되거나 여러 전자 메일에 동일한 제목이있는 경우 이러한 모든 메시지는 전송 된 각각의 새 전자 메일과 함께 그룹화되어 맨 위에 완벽하게 배치됩니다. 받은 편지함을 제공하고 이전 메시지를 확인해야하는 번거 로움을 제거합니다.
또한 모든 사무실 환경에는 빠른 분당 메시지를 보낼 수있는 방법이 있어야하며 Gmail의 대답은받은 편지함의 인터페이스에 직접 내장 된 Google 채팅입니다. '우리는 내부 전화 시스템의 필요성을 정말로 줄였습니다.'라고 Wyrick은 메신저 사용에 대해 Raidious를 말합니다. 채팅 기능에는 동료와 직원이 원격 위치에서 연락해야 할 때 유용 할 수있는 화상 회의 구성 요소도 있습니다.
Gmail은 훌륭한 이메일 클라이언트이지만 Wyrick은 공유 비즈니스 계정에 여러 계정 관리자를 할당 할 것을 권장합니다. '한 번 가입하면 한 바구니에 모든 계란을 담고 싶지 않습니다.'라고 그는 말합니다. '언젠가는 그 관리자를 사용할 수 없을 때 무언가를해야 할 것입니다.'
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Google Apps를 사용하여 비즈니스를 개선하는 방법 : Google 캘린더를 통해 회의 및 이벤트 동기화
비즈니스 유형에 따라 약속 일정을 잡는 것이 정말 골칫거리가 될 수 있습니다. 일부 직원 (또는 한 명만)은 일반적으로 날짜와 시간을 추적하고 전달하는 역할을 담당하며, 이는 실수와 부재중 회의에 도움이되는 방법입니다. Google 캘린더를 사용하면 여러 직원이 회사 전체가 그에 따라 액세스하고 수정할 수있는 단일 캘린더에 이벤트를 게시 할 수 있습니다. 또한 이러한 캘린더는 뷰어가 약속 변경 사항을 알 수 있도록 색상으로 구분할 수 있습니다. 관리자는 일정에 대한 사용 권한을 설정하여 특정 직원 만 항목을 보거나 편집 할 수 있습니다.
인디애나 주 그린 필드에 본사를 둔 디지털 마케팅 회사 인 Cross Creative의 설립자 인 Greg Cross는 최근 주요 고객 중 한 명이 약속을 정렬하고 보호하기 위해 Google 캘린더를 채택하도록 권장했다고 말합니다. '[그는] 상담 센터를 소유하고 있는데 그는 저에게 와서 이렇게 말했습니다.'우리는 4 명의 상담원이 있고 우리 고객이 온라인으로 약속을 예약하고 비공개로 유지할 수있는 방법을 찾고 있습니다. ‘우울증에 대한 'John Doe'와 상담을하고 있다는 것을 보여주지 않도록 설정할 수 있습니다. '
Google 캘린더의 또 다른 유용한 기능은 Gmail을 통해 이벤트를 만드는 기능입니다. 캘린더의 이벤트에 직원의 전자 메일 주소를 추가하면 직원에게 참석을 확인하는 초대장이 전송됩니다. 확인 후 각 직원은 이벤트를보고 메모를 추가 할 수 있습니다.
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Google Apps를 사용하여 비즈니스를 개선하는 방법 : Google 문서 도구로 협업 및 프로젝트 관리 개선
Google 문서 도구는 여러 사용자가 웹에서 문서, 프리젠 테이션 및 스프레드 시트를 만들고 수정할 수있는 애플리케이션입니다. 일반적으로 동료들은 첨부 파일을 서로 전자 메일로 보내 문서를 공유하므로 종종 잘못된 파일 버전과 흩어져있는 잘못된 복사본이 생성됩니다. Google 문서를 사용하면 파일이 클라우드에서 편집되고 수정 사항이 자동으로 저장되고 복구됩니다.
대부분의 다른 Google Apps와 마찬가지로 관리자는 특정 작업자 만 파일을보고 공유 할 수 있도록 Google 문서 도구에서 권한을 설정할 수 있습니다. 또 다른 편리한 기능은 문서를 다양한 유형의 파일 확장자로 내보낼 수있는 기능으로, 클라이언트 나 고객이 최대한 빨리 PDF 파일을 필요로 할 때 유용 할 수 있습니다.
Cross는 '내부적으로 Google 문서 도구를 사용합니다. ‘아르바이트 만하는 그래픽 디자이너가있어서 견적서와 고객 제안서를 거기에 올립니다.’ Google 문서를 사용하여 일정, 뉴스 레터 및 기사와 같은 기타 일반적인 파일을 편집하면 프로젝트 공동 작업시 직원간에 발생하는 일반적인 문제를 해결하는 데 도움이됩니다.
Wyrick of Raidious는 Google 문서 도구가 많은 비즈니스 소유자에게 유용했던 것처럼 직원들이 다양한 수준의 컴퓨터 기술을 보유하고 있다는 사실을 염두에 두어야한다고 말합니다. 따라서 가장 중요한 파일을 만들고 편집하기 위해 Google 문서를 구현하는 경우 애플리케이션을 이해하는 프로젝트 챔피언을 지정하는 것이 도움이 될 수 있다고 Wyrick은 말합니다.
Wyrick은 '변경 사항에 대해 덜 흥분하는 사용자가있을 수 있습니다. 그는 또한 신규 사용자에게 Google Apps 사이트의 도움말 가이드를 자주 사용하도록 조언합니다.
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Google Apps를 사용하여 비즈니스를 개선하는 방법 : Google 사이트와 회사 지식 공유
Google 사이트 도구는 회사가 직원을위한 비공개 인트라넷 정보 허브를 만드는 데 사용할 수있는 기본 사이트 구축 도구 또는 비즈니스의 얼굴 역할을하는 공개 도메인을 만드는 데 사용할 수 있습니다. Google 사이트 도구를 사용하면 약속 캘린더 또는 표준 클라이언트 양식과 같은 다른 앱에서 정보를 가져 와서 직원이나 고객이 쉽게 액세스 할 수 있도록 사이트에 게시 할 수 있습니다.
'Google 사이트 도구는 위키 시스템과 같습니다.'라고 덴마크에있는 비즈니스 파트너와 함께 회사 프로젝트, 아이디어 및 계약자를 추적 할 수 있도록 애플리케이션을 사용하는 Hayes는 말합니다. '나는 우리가 개선하고 싶은 경쟁사의 아이디어를위한 섹션이 설정되어 있으며, 심지어 우리 사업 내에서 해결하고 싶은 문제까지 있습니다.'
특정 직원 만 관리 기능 (예 : 사이트 정보 편집 및 게시)을 갖도록 지정하거나 전체 팀에 대한 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다 (특히 긴밀하게 연결된 직원과 함께 작업하는 경우).
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Google Apps를 사용하여 비즈니스를 운영하는 방법 : Google Apps Marketplace에서 추가 리소스 찾기
Google에서 독점적으로 만든 애플리케이션이 모든 요구 사항을 충족하지 못하는 경우 Google Apps Marketplace를 확인하는 것을 잊지 마십시오. Google Apps Marketplace에서 다양한 기능과 서비스를 제공하는 무료 타사 앱을 많이 찾을 수 있습니다. 다른 표준 앱과 통합됩니다. 예를 들어 Intuit Online Payroll을 사용하면 Google 캘린더에서 직접 직원에게 지불하고 급여 명세서에 대한 온라인 액세스를 제공 할 수 있습니다. Zoho CRM은 전자 메일 대화 추적 및 정렬과 같은 다양한 방법으로 고객 상호 작용을 개선하는 데 도움이되는 고객 관계 관리 도구입니다.
Google 캘린더의 기능을 강화하기 위해 Cross Creative의 Greg Cross는 회원이 공개 일정을 게시하고, 약속 요청을 수락하고, 이중 예약을 줄일 수있는 앱인 Tungle.me를 사용합니다. Cross는 '내 워크 플로를 주류화하는 데 정말 도움이됩니다. '그 사람이 약속을 확인하면 내 [Google] 캘린더에 표시되고 휴대 전화로 알림이 표시됩니다. 그래서이 두 기능의 협업 사이에서 저에게 큰 도움이됩니다. '
Cross에 따르면 기업용 Google Apps는 빠르게 필수품이되고 있으며 시도 할만한 깔끔한 제품이 아닙니다. 클라우드의 접근성과 함께 앱의 상호 운용성은 많은 사람들에게 처음으로 사무실 기술을 효율적으로 활용할 수있는 기회를 제공한다고 그는 말합니다. '웹 기반 앱은 단순한 유행 이상이기 때문에 다른 소프트웨어 회사가 앞으로 어떻게 살아남는지 보는 것은 흥미로울 것입니다.'라고 Cross는 말합니다. '그것은'미래의 물결 '이 아니라 바로 지금입니다.'
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