매력적인 요약을 작성하는 방법

사업 계획 외에, 경영진 요약은 아마도 모든 사업 문서 중에서 가장 중요 할 것입니다. 규모에 관계없이 모든 회사 내부의 거의 모든 큰 결정에는 의사 결정 과정에서 요약이 포함되어 있다고 말할 수 있습니다.

불행히도 많은 사람들은 요약이 '클리프 노트'와 같은 문서의 요약이라고 잘못 생각합니다. 어, 아니.

요약의 목적은 정보를 제공하는 것이 아니라 결정을 권장하는 것입니다. 긴 문서는 해당 권장 사항에 대한 드릴 다운 증명을 제공합니다.

프로포즈 전문가와 나눈 대화에 따라 느슨하게 톰 산트 , 경영진 (또는 경영진)이 결정을 내 리도록 설득 할 경영진 요약을 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 문제, 필요 또는 목표를 설명하십시오.

'EXECUTIVE SUMMARY'라는 단어 아래에 결정이 필요한 이유를 한두 문장 (최대)으로 설명합니다. 구체적이고 가능한 경우 정량화 가능한 측정치를 포함합니다.

잘못된:

이 문서에서는 XYZ 솔루션에 대해 자세히 설명합니다. 다음은 그 내용에 대한 요약입니다.

권리:

통신 네트워크 중단으로 인해 연간 매출이 천만 달러 부족합니다.

2. 원하는 결과를 설명하십시오.

하나 또는 두 개의 문장 (최대)으로 문제가 해결되거나 필요가 충족되거나 목표가 달성되면 무엇이 달라지는 지 설명합니다. 솔루션에 대한 세부 사항을 제공하지 마십시오.

잘못된:

1 장에서는 여러 표준을 준수하는 아날로그 플럭스 커패시터에 대해 설명합니다.

권리:

추정치 (섹션 1 참조)에 따르면 이러한 중단을 줄이거 나 없애면 수익성이 최대 20 %까지 증가합니다.

3. 제안한 솔루션을 설명하십시오.

'제안'이라는 단어 아래에 원하는 결과 (2 단계에서와 같이)를 생성 할 문제에 대한 솔루션의 요소 (1 단계에서와 같이)를 짧은 단락으로 설명합니다.

각 단락에서 솔루션의 해당 부분이 자세히 설명 된 더 큰 문서의 섹션을 참조하십시오. 각 단락을 선명하고 읽기 쉽게 만드십시오. 전문 용어, biz-blab 및 불필요한 추상화를 피하십시오. 가능하면 단계별 계획으로 단락을 정렬하십시오.

잘못된:

기존 인프라를 활용하면 재교육 요건을 최적화하는 동시에 과거의 기술 투자를 활용할 수 있습니다. 향상된 안정성은 우리의 미션 크리티컬 한 생산성을 폭발적으로 증가시켜 수익 화 경쟁력을 창출 할 것입니다.

권리:

위의 문제를 해결하기 위해 다음을 제안합니다.

1. 파일럿 시스템을 구입하고 설치합니다. 이를 통해 일상적인 작업을 위험에 빠뜨리지 않고 새 소프트웨어를 테스트 할 수 있습니다. 이 파일럿 시스템에 대한 요구 사항은 섹션 4에 설명되어 있습니다.

[추가 단계]

4. 위험을 극복하는 방법을 설명하십시오.

생각할 필요가없는 모든 비즈니스 결정에는 일정 수준의 위험이 따릅니다. 따라서 '위험'이라는 제목 아래에 이러한 위험과이를 극복하기 위해 제안하는 방법 (또는 실제로 위험이 아닌 이유)을 간략하게 설명합니다.

다시 한 번,이 단락을 단단하게 유지하십시오. 평범한 언어를 사용하십시오. 이전 단계와 마찬가지로 각 단락을 긴 문서의 관련 섹션에 연결합니다.

잘못된:

제안 된 솔루션은 공급 업체에 구애받지 않고 사용자 지정 실행 준비 스크립트를 사용하여 여러 시스템 아키텍처에 통합됩니다.

권리:

전체 고객 서비스 부서를 전환하려면 서비스 직원을 재교육해야하므로 부서의 응답 시간이 단축 될 수 있습니다. 그러나 맞춤형 교육 매뉴얼을 작성하여 이러한 가능성을 줄일 계획입니다.

5. 원하는 결정을 요청하십시오.

'권장 사항'제목 아래에 경영진이 내리기를 원하는 결정을 가능한 한 적은 단어로 설명하십시오. 구체적이어야합니다.

결정이 돈과 관련된 경우 금액을 포함하십시오. 특정 시간까지 결정을 내려야하는 이유가있는 경우이를 표면화하십시오.

잘못된:

전화 시스템 중단에 대한 우리의 지속적인 우려는 우리 회사에 계속 영향을 미치므로 신속하게 해결해야합니다.

권리:

현재 운영을 중단하지 않고 현재 회계 연도 말까지이 프로젝트를 완료하려면 다음 분기의 IT 예산에서 2 백만 달러 증가를 승인해야합니다.

샘플 요약 요약

아래는 실제로 표시되는 위에서 설명한 두 가지 요약 요약입니다. 첫 번째 예가 인위적으로 불투명하다고 생각하지 않도록 개인적으로 더 나 빠졌다고 확신합니다. 훨씬 나빠요.

잘못된:

요약

이 문서에서는 XYZ 솔루션에 대해 자세히 설명합니다. 다음은 그 내용에 대한 요약입니다.

1 장에서는 여러 표준을 준수하는 아날로그 플럭스 커패시터에 대해 설명합니다.

[추가 장 요약]

기존 인프라를 활용하면 재교육 요건을 최적화하는 동시에 과거의 기술 투자를 활용할 수 있습니다. 향상된 안정성은 우리의 미션 크리티컬 생산성을 폭발적으로 증가시켜 수익 화 경쟁 우위를 창출 할 것입니다. 제안 된 솔루션은 공급 업체에 구애받지 않으며 사용자 정의 된 실행 준비 스크립트를 사용하여 여러 시스템 아키텍처에 통합됩니다.

전화 시스템 중단에 대한 우리의 지속적인 우려는 우리 회사에 계속 영향을 미치므로 신속하게 해결해야합니다.

권리:

요약

통신 네트워크 중단으로 인해 연간 매출이 천만 달러 부족합니다.

추정치 (섹션 1 참조)에 따르면 이러한 중단을 줄이거 나 없애면 수익성이 최대 20 %까지 증가합니다.

신청

위의 문제를 해결하기 위해 다음을 제안합니다.