'회의가 너무 많음'및 '비생산적인 회의에 너무 많은 시간이 낭비되었습니다.' 회사가 낮은 직원 참여로 어려움을 겪을 때 목록 상단에서 이러한 불만 중 하나를 항상 찾을 수 있습니다.
이것은 회의에 대한 불만처럼 보이지만 실제로는 무례 함을 느끼는 것에 대한 진술입니다.
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누군가 회의가 너무 많다고하면, 회의를 소집하는 사람들이 다른 모든 중요한 작업에주의를 기울이지 않는다는 것입니다. 직원은 업무량이 허용하는 것보다 더 많은 회의에 참석하기 때문에 휴가, 휴가 및 가족에서 시간을 빼앗아 급여를 받기 위해 완료해야하는 작업을 수행해야합니다.
누군가가 * 비생산적인 * 회의에 시간을 낭비한다고 불평하면 회의 리더가 생산적인 회의를 계획 할만큼 팀을 존중하지 않았다고 말합니다. 급한 리더는 회의를위한 계획을 수립 할 시간이 없었다고 주장 할 수 있으며, 이는 리더의 시간이 소중하지만 다른 모든 사람의 시간을 낭비하는 것은 허용 가능하기 때문에 더욱 악화됩니다.
성과가 우수한 조직은 적시에 적임자와 적법한 회의를 진행합니다. 그들은 직원들이 회의에 투자하는 시간을 존중하고 그것이 생산적으로 사용되도록합니다.
회의 시간을 공정하게 공유하는 것과 마찬가지로 제 시간에 시작하고 끝내는 것도 중요합니다. 아마도 더 중요한 것은 사려 깊은 리더가 다른 작업에 대한 방해를 최소화하고 불필요한 참석자를 불편하게하지 않도록 회의 일정을 잡는 것입니다.
다음은 회의 일정을 정하는 방법을 존중하는 다섯 가지 방법입니다.
1. 작업 전환 시간을 최소화하기 위해 자연스러운 전환 시간에 회의를 예약합니다.
효과적인 스케줄링은 회의 중 집중력을 높이고 작업 전환 비용을 줄이며 다른 작업에 대한 생산적인 집중 시간을 늘립니다. 작업 전환은 한 작업에서 다른 작업으로주의를 돌리고 다시 집중하는 데 걸리는 시간입니다. 작업 전환 시간 패널티는 하루 중 추가로 10 분에서 50 분까지 어느 곳에서나 소모 될 수 있습니다.
회의는 아침에, 정오 휴식 직전에 열렸으며, 하루가 끝나면 업무가 이미 자연스럽게 중단되는 시간에 맞춰 진행되었습니다. 이렇게하면 각 회의에 대해 두 번이 아닌 하나의 작업 전환 중단이 생성됩니다.
2. 준비 할 충분한 시간을두고 회의 일정을 잡으십시오.
회의 시간을 생산적이고 집중적으로 유지하려면 모든 사람이 준비해야합니다. 의제를 검토하고 보고서를 읽고 질문 할 질문을 고려할 시간이 필요합니다.
최소한 이틀 전에 예정된 회의는 사람들이 준비 할 시간을줍니다.
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3. 전환을 위해 회의 사이에 시간을 두십시오.
생산적인 회의는 정시에 시작되며, 사람들이 한 회의를 떠나 다음 회의로 이동하는 데 필요한 시간이 부족하면 불가능 해집니다.
여러 회의가있는 날에는 다음 회의 시작 최소 10 분 전에 회의를 종료하도록 예약하면 사람들이 원활하게 전환 할 시간을 확보 할 수 있습니다. 이것은 화장실로 빠르게 이동하고 몇 가지 긴급 메시지를 반환하기에 충분한 시간이며, 이는 모든 사람의 집중 능력에 큰 차이를 만듭니다.
4. '회의 없음'시간으로 하루 또는 반일을 차단합니다.
성과가 우수한 개인은 자신이 원하는 작업을 위해 정기적으로 시간을 차단합니다. 시간 차단으로 알려진 회의없는 집중 시간으로 전체 그룹에이 혜택을 배가 할 수 있습니다.
이를 통해 모든 사람은 매주 개별 작업을 완료하기 위해 몇 시간 연속으로 작업을 수행 할 수 있으므로 계획을 더 쉽게 계획하고, 불안감을 줄이고, 생산성을 높일 수 있다는 것을 알 수 있습니다. 이는 특히 최선의 작업을 수행하고 '흐름에 참여'하기 위해 중단없는 많은 시간을 필요로하는 지식 근로자에게 특히 중요합니다.
예를 들어, 우리 팀은 화요일과 금요일에 회의를하지 않습니다.
5. 회의를 선택 사항으로 만듭니다.
마지막으로, 모든 사람의 시간을 존중하는 가장 간단한 방법은 시간을 가장 잘 활용하는 방법에 대한 판단을 존중하는 것입니다. 팀이 회의가 너무 많다고 생각하면 업무에 불필요하다고 생각되는 회의에서 옵트 아웃 할 수 있음을 알리십시오.
그리고 회의가 생산적이지 않다고 느끼면 '2 피트 법칙'을 받아들이십시오. 이렇게하면 시간을 잘 활용하지 못한다는 것을 알게되면 조용히 회의에서 나가는 것이 좋습니다.
조직에서 비생산적인 회의를 일정에서 벗어나는 데 어려움을 겪는 경우 이러한 팁 중 몇 가지만 정책으로 구현하면 강력한 존경의 메시지를 보낼 수 있습니다. 모든 사람의 시간을 존중하는 회의 일정을 잡기 위해 일할 때, 그 시간을 당신을 위해 일할 시간을 줄 충성도 높은 직원을 확보함으로써 이익을 얻을 수 있습니다.
